Opdag, sammenlign og vælg den rigtige data rumsoftware
Leverandører af virtuelle datalokaler
Find en passende platform til dit projekt. Sammenlign de bedste leverandører med funktioner, sikkerhed og anmeldelser.

Udvælgelsesguide

Virtual Data Room tilbyder en række dokumentbeskyttelsesfunktioner, der beskytter dine virksomhedsdokumenter og følsomme data. Dokumentsikkerhedsfunktioner spænder fra vandmærker til kryptering af data i lagersteder med klientstyrede krypteringsnøgler.

Dynamiske vandmærker

Dynamiske vandmærker indlejres automatisk i hvert dokument, der er indlæst fra det virtuelle datarum. Et vandmærke kan indeholde downloaddato, projektnavn, navn og endda IP-adressen til den person, der uploadede dokumentet.

Dokumentets varighed

Nogle gange kaldes et “selvdestruktivt dokument” eller “fjern ødelæggelse”, denne sikkerhedsfunktion giver dig mulighed for til enhver tid at annullere retten til at få adgang til dokumentet, selv efter at brugeren har hentet filen. Denne dokumentsikkerhedsfunktion hjælper med til at forhindre uautoriseret distribution af dokumenter.

Begrænset visning

Denne dokumentsikkerhedsfunktion gør det muligt at blokere dele af skærmen, når du ser et dokument i en internetbrowser. Dette hjælper med at forhindre sikkerhedsbrud som uopfordret visning på offentlige steder, kamerabaserede angreb eller screen capture.

256-bit SSL-kryptering

256-bit AES SSL-kryptering er guldstandarden for online banking og e-handelstransaktioner. Søg efter en høj standard eller datakryptering, når du overfører data til og fra et virtuelt datarum, eller når du lagrer data i den.

Begrænsninger for adgang til dokumentet

Dokumentets sikkerhedspolitikker giver dig mulighed for at angive brugerdefinerede sikkerhedsniveauer for dokumenter. For hvert dokument i det virtuelle datarum kan du angive rettighederne til visning, deling, redigering eller indlæsning af originalen eller dokumentet med vandmærker. Funktionen af knappen Print Screen kan også begrænses. For hver bruger af det virtuelle datarum kan du angive adgangsrettighederne til dokumenterne.

Sikkerhedskopiering af data

Sikkerhedskopiering af data tilføjer endnu et niveau af dokumentsikkerhed, hvilket sikrer, at dokumenter, der uploades til det virtuelle datarum, aldrig kan gå tabt eller ødelagt. Kig efter et virtuelt datarum, som tilbyder en sikkerhedskopiering af filer via krypterede VPN-tunneler i realtid.

Scanning efter vira.

Virtuelle datarum scanner automatisk alle hentede dokumenter for virus eller andre defekter. De fleste virtuelle datarum giver dig ikke mulighed for at downloade filer med defekter.

Kryptering ved opbevaring / åbning

I krypteringsfunktionen, når den åbnes, bliver dokumentet automatisk krypteret, når det åbnes for at forhindre uautoriseret adgang til et ubeskyttet netværk. I krypteringsfunktionen ved opbevaring bliver dokumenterne beskyttet under opbevaring, de bliver ulæselige for uautoriserede parter.

Datacenterets sikkerhed

Virtuelle datarum er placeret i fysisk sikre datacentre med talrige sikkerhedsforanstaltninger, der begrænser adgangen til fortrolige data.

Certifikat SOC 2

SOC 2 er certificering af datacentre, der indeholder bestemmelser om de bedste interne teknikker til kontrol af dit virtuelle datalagers sikkerhed, tilgængelighed og fortrolighed.

Certifikat ISO 27001

ISO 27001: 2013 er den strengeste internationale certificering af informationssikkerhed inden for informationsteknologisektoren. Denne standard sikrer, at passende kontroller hjælper med at forhindre sikkerhedsrisici eller sårbarheder.

SSAE 16 certifikat

Regulering om standarder for overholdelse af revisionen. 16 (SSAE 16) er en af de strengeste standarder, der kræver verifikation af intern kontrol over den finansielle rapportering. De mest krævede virtuelle datarum til erhvervelse og fusion, certificering af SSAE 16 betyder, at det virtuelle datarum lever op til standarderne i overensstemmelse med Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Datacenterets sikkerhed

Datacentre anvender fysisk sikkerhed, politikker med stram adgang, herunder biometriske registreringsautentificeringssystemer, bevæbnet sikkerhed og overvågning, sikker opbevaring og hegn, med adgang til uafbrydelige strømforsyninger, backupsystemer og brandforebyggelses- / oversvømmelsessystemer på datacenterets websteder.

At give adgang til de rigtige personer er en integreret del af en effektiv platform for virtuelle datalokaler. Tilladelser skal overvåges nøje, og adgang og begrænsning af adgang skal håndteres korrekt. Politikker og funktioner til beskyttelse mod uautoriseret adgang forhindrer udseendet af sikkerhedshuller, stopper uautoriseret logning eller blokering af adgang til bestemte oplysninger.

Adgang fra mobilenheder

Et virtuelt datarum kan give kontrol over tilgængeligheden af sikre dokumenter via mobilenheder og tilbyder specialiserede applikationer.

Multifaktorkontrol

Denne sikkerhedsadgangsfunktion tilføjer et andet beskyttelseslag, der kræver, at brugerne tjekker deres identitet på en anden enhed for at få adgang til datarummet. Dette trin forhindrer adgang til datarummet fra hackede eller stjålne enheder.

Gruppetilladelser

Ejeren af det virtuelle datarum kan oprette grupper med foruddefinerede sæt tilladelsesniveauer. Denne funktion letter brugerstyring og tilføjer et ekstra sikkerhedsniveau.

Flere niveauer af brugerrettigheder

Virtual Data Room Administratorer kan indstille dokumentadgangsniveauer for forskellige brugere og brugergrupper, hvilket hjælper med at forbedre datasikkerheden og give auditerbar aktivitetssporing i datarummet.

Detaljeret adgang

Den virtuelle dataromadministrator kan give detaljeret adgang til datarummet eller rollebaseret. Detaljerede tilladelsesindstillinger giver dig mulighed for at kontrollere, hvem der har adgang til hver fil eller mappe, baseret på brugerens rolle i transaktionen eller positionen i virksomheden.

To-niveau tilladelse

Godkendelse på to niveauer giver et yderligere beskyttelsesniveau. Brugere kan logge ind ved hjælp af et kodeord og en unik kode sendt til brugerens mobiltelefon.

Det virtuelle datarum giver omfattende muligheder for at opretholde rapporter og revisionslogfiler for hver handling eller aktivitet, der opstår i datarummet. Administratorer kan overvåge alle handlinger, der udføres med filer.

Audit logs

Revisionsloggen er en kronologisk oversigt over alt, der blev sendt, set eller downloadet i et virtuelt datarum. Alle handlinger med filer er registreret, herunder fil browsing, sikker download, udskrivning og download.

Detaljerede rapporter om datalokaler

Hver optagelse og hver handling i det virtuelle datarum er markeret med et tidsstempel og dokumenteret. Automatiske revisionsrapporter sendes automatisk til systemadministratoren i slutningen af en bestemt periode.

Kontrol af dokumentversioner

Version kontrol giver administratorer mulighed for at kontrollere automatisk lagring af dokumentindstillinger. Afhængigt af indstillingerne kan brugerne spore alle ændringer i versionshistorikken og altid have den nyeste version af dokumentet.

varsel

Administratorer af virtuelle datalokaler og brugere kan, afhængigt af deres tilladelsesniveau, modtage underretninger, når de opdaterer dokumenter eller downloader nye filer.

Brugergrænsefladefunktioner forenkler processer og fremskynder de daglige opgaver og eliminerer også læringskurven for brugerne.

Virksomhedens hjemmeside

Søg efter en leverandør, der leverer tilpasninger til udseendet af det virtuelle datarum med brugerdefinerede farveskemaer og firmaets logo.

Bulk uploads

Masse uploads og downloads giver dig mulighed for at importere eller eksportere flere filer eller mapper på én gang. Søg efter en leverandør til et virtuelt datarum, der ikke sætter grænser for størrelsen af de uploadede filer.

Træk og slip funktion

Træk-og-slip-funktionen gør det muligt for brugerne næsten at opfange filer fra deres enhed og overføre dem til et virtuelt datarum til automatisk download.

Fuld tekst søgning

Den avancerede fuldtekstsøgningsfunktion giver dig mulighed for nemt at finde dokumentoverskrifter, metatags og indhold til specifikke søgeord relateret til din søgning, selv i scannede dokumenter.

Indlejring af dokumentreferencer

Tillader brugere at indsætte links fra et dokument til et andet og også at udveksle links til indholdsrummets indhold med andre autoriserede brugere.

Microsoft Office Integration

Integration med Microsoft Office giver brugere mulighed for nemt at modtage og gemme filer fra Word, Excel og PowerPoint i et beskyttet virtuelt datarum.

Afsnit “Spørgsmål og svar”

Afsnittet Spørgsmål og svar er et virtuelt datarumområde, hvor brugerne kan spørge andre brugere eller datastyrelsesadministratorer om ethvert dokument i datarummet. De nyeste virtuelle datarum giver også mulighed for at oprette en statisk sektion af ofte stillede spørgsmål, hvor brugere kan få svar på de oftest stillede spørgsmål.

Rulning gennem dokumentvisninger

Rullefunktionen giver dig mulighed for at navigere gennem mappen, rulle dokumenter i en mappe og holde et dokument åbent. Denne funktion sparer meget tid for brugere, der har brug for at lære mapper indeholdende hundredvis af dokumenter.

Takket være en sikker transaktionsstyringsplatform kan enhver enhed øjeblikkeligt blive et arbejdsområde. Filer, der er sikkert gemt i et virtuelt datarum, har evnen til straks at bruge hver side af en transaktion gennem tilladelsesportaler. Meddelelser i realtid giver hurtige opdateringer om aktiviteten af de seneste transaktioner.

Apps til iPad og iPhone

Den virtuelle datarumplatform skal udformes til at fungere på fælles enheder: fra computere til tablets og smartphones og specielt designet med disse enheder i tankerne.

Flere enhedsunderstøttelse

Nogle udbydere af virtuelle datalokaler samarbejder med producenter af populære applikationer for at forbedre ydeevnen, men mere avancerede virtuelle rumdataudbydere tilbyder deres brugere specielle applikationer til iOS, Android, Blackberry og Windows.

Mobile Device Interface

Grænsefladen optimeret til mobile enheder gør det muligt for brugere nemt at få adgang til dokumenter og andre filer i et virtuelt datarum fra mobile enheder.

Flersproget support

En flersproget brugergrænseflade hjælper brugere fra forskellige lande til at få adgang til det virtuelle datarum på deres eget sprog, mens mere avancerede virtuelle datalokaleudbydere også tilbyder flersproget dokumentindeksering.

Plugins er ikke påkrævet

Virtuelle datalokaler skal give dig mulighed for at sende og se dine data uden at skulle installere yderligere tredjepartsprogrammer eller plugin-moduler på dine enheder.

Virtuelle datarum er placeret i fysisk sikre datacentre med talrige sikkerhedsforanstaltninger, der begrænser adgangen til fortrolige data.

Certifikat SOC 2

SOC 2 er certificering af datacentre, der indeholder bestemmelser om de bedste interne teknikker til kontrol af dit virtuelle datalagers sikkerhed, tilgængelighed og fortrolighed.

Certifikat ISO 27001

ISO 27001: 2013 er den strengeste internationale certificering af informationssikkerhed inden for informationsteknologisektoren. Denne standard sikrer, at passende kontroller hjælper med at forhindre sikkerhedsrisici eller sårbarheder.

SSAE 16 certifikat

Regulering om standarder for overholdelse af revisionen. 16 (SSAE 16) er en af de strengeste standarder, der kræver verifikation af intern kontrol over den finansielle rapportering. De mest krævede virtuelle datarum til erhvervelse og fusion, certificering af SSAE 16 betyder, at det virtuelle datarum lever op til standarderne i overensstemmelse med Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Datacenterets sikkerhed

Datacentre anvender fysisk sikkerhed, politikker med stram adgang, herunder biometriske registreringsautentificeringssystemer, bevæbnet sikkerhed og overvågning, sikker opbevaring og hegn, med adgang til uafbrydelige strømforsyninger, backupsystemer og brandforebyggelses- / oversvømmelsessystemer på datacenterets websteder.