Sådan opretter du et virtuelt datarum: Kom godt i gang-guide for begyndere

Virtuelle datarum sparer virksomheder for en masse tid og kræfter, når de skal indgå aftaler, og giver samtidig deltagerne alle de nødvendige værktøjer til effektivt teamwork, strømlinet due diligence og et sikkert sted at opbevare fortrolige oplysninger.

Denne guide vil fortælle dig om udfordringerne ved at oprette et virtuelt datarum, give effektive trin til, hvordan man opretter et datarum korrekt, og tilbyde nogle af de bedste fremgangsmåder til at maksimere brugen af datarummet.

Udfordringer i forbindelse med opsætning af et virtuelt datarum

Selvom uovertruffen sikkerhed og intuitivitet er en naturlig del af virtuelle datarum, kan teams stadig møde udfordringer, når de skal vælge og opsætte softwaren. Derfor bør du kende de primære bekymringer for at kunne håndtere dem med succes.

• Overholdelse af regler. Den største fordel ved compliance er, at det mindsker risikoen for bøder, sanktioner, retssager eller lukning af din virksomhed. Hvis du f.eks. ikke overholder sikkerhedsforanstaltningerne, risikerer du at få en stor bøde af myndighederne. Jo mere avanceret datarumssoftwaren er, jo mere compliance kan du drage fordel af, uanset branche. De mest sikre online datalagre overholder typisk GDPR, ISO/IEC 27001, SOC og HIPAA.
• Brugeradoption. Ud over at vide, hvordan man opretter et datarum, skal man også overveje ting, der er afgørende for hurtig og problemfri brugeradoption. Specifikt er nem onboarding mulig, hvis datarummets interface, dokumentnavigation og samarbejdsværktøjer er intuitive. For at forhindre forringelse af ydeevnen på grund af dårlig brugeradoption skal du teste softwaren for brugervenlighed, tildele superbrugere til at hjælpe andre, gennemføre systembrugertræning og yde support efter implementeringen. Nogle datarumstjenester hjælper teams med onboarding og yderligere brug af virtuelle datarum 24/7.
• Indstillinger for tilladelser. Datarum giver dig mulighed for at give adgang, så alle kun kan se de dokumenter, de har brug for. Således kan et ubegrænset antal brugere arbejde på din platform uden risiko for datasikkerhed og -integritet. Desuden kan du altid redigere mappe- og filtilladelser senere efter behov. Administratorer kan indstille tilladelser for gruppemedlemmer, overordnede mapper og meget mere. Udfordringen er, at fejl i indstillingerne for adgangsrettigheder kan forårsage lækager og økonomiske tab. Heldigvis giver udbyderne mulighed for at se på datarummet gennem en anden brugers øjne med brugersikkerhedsfunktionen impersonation.

Skridt i opsætningen af et datarum

Et virtuelt datarum er helt sikkert et sikkert miljø til opbevaring og udveksling af fortrolige dokumenter og projektstyring under due diligence og andre komplekse aftaler. Men løsningens effektivitet afhænger i høj grad af, hvor godt du sætter den op.

Så hvordan forbereder du dit datarum på en måde, der giver maksimal fordel? Bare følg nedenstående trin og få det, du har brug for.

1. Vælg en udbyder af virtuelle datarum

Selvom VDR-systemer følger de samme opsætningsprocedurer, er det ikke alle leverandører, der har de samme ekstrafunktioner, omkostninger eller kundesupportmuligheder. Det er vigtigt at vælge en leverandør, der passer perfekt til dine behov. Udvalget er ret stort, men det er ikke så svært at træffe den rigtige beslutning, hvis du udarbejder en liste over et par virksomheder, der passer bedst til din virksomheds behov. Her er de kriterier, du kan bruge, når du leder efter en udbyder af datarum:

• Din branche. Der er mange alsidige leverandører, men begynd med brands, der tilbyder skræddersyede løsninger til virksomheder inden for din branche, så du er sikker på, at datarummet har alle de nødvendige certifikater og funktioner.
• De funktioner, du har brug for. Mens nogle virksomheder vil kunne klare sig uden avancerede funktioner som tilpasning og indbygget AI, vil andre måske føle sig begrænset, hvis et virtuelt datarum mangler specifikke værktøjer.
• Budgettet. Det er vigtigt at have ekstra værktøjer om bord, men regningen for datarummet bør ikke være en byrde for din virksomhed.
• Anmeldelser. Udbydere vil altid fortælle alle de bedste ting om deres produkt. Dyk ned i rigtige anmeldelser og kundeudtalelser for at se det større billede.

Og når du har fundet den perfekte løsning, skal du ikke forhaste dig. Brug først prøveperioden eller en demoversion, som en udbyder tilbyder, for at se, om softwaren virkelig passer til dine behov.

2. Forbered dokumenterne

I dag har de fleste virksomheder allerede digitaliseret deres følsomme dokumenter. For sådanne virksomheder vil det ikke være et problem at forberede filerne til upload og finde ud af, hvilke der skal ind i datarummet.

Men du bør alligevel dobbelttjekke, om der er nogle fysiske papirer tilbage – hvis du tror, du får brug for dem i dit datarum, så digitaliser dem. Sørg for, at alle dokumenter er opdaterede, og hvis de er scannet, skal du kontrollere, at alle oplysninger er helt synlige.

Da de fleste udbydere af datarum giver brugerne mulighed for at oprette flere arbejdsområder, skal du give de forskellige projekter klare og fornuftige navne, så du ikke blander dem sammen. Ideelt set vil du have et separat arbejdsområde til intern dokumentvedligeholdelse, hvis du vil bruge et virtuelt datarum, ikke kun under aftaler. Hvis du har et sådant arbejdsområde i dit VDR, er det vigtigt, at både du og dine medarbejdere kan skelne det fra andre projekter, så ingen giver tredjeparter adgang til meget fortrolige filer.

3. Upload og organiser filer

Moderne datarum tilbyder en træk og slip-funktion, der giver brugerne mulighed for at uploade dokumenter i store mængder uden besvær. Ved at bruge denne funktion til din datarumsopsætning kan du flytte hele fil- og mappestrukturhierarkiet, hvis du allerede har et etableret på din enhed. Det virtuelle datarum vil så indeksere dem automatisk, og du har et klar-til-brug arbejdsområde.

Desuden bliver det hurtigt og nemt at arbejde med dokumenter takket være dokumentfremviseren, som giver dig mulighed for at se tekstbaserede dokumenter og Excel-filer direkte på platformen.

Du kan også oprette en filstruktur i VDR for at organisere og klassificere dokumenter. Det gør du ved at oprette separate mapper til at gruppere dokumenterne, når du uploader filer. Du kan f.eks. give dine mapper følgende navne:

• Generelle virksomhedsdokumenter
• Aktiekapital og værdipapirer
• Økonomi og skat
• Fysisk ejendom og aktiver
• Intellektuel ejendom

Selvfølgelig vil typen af dokumenter til datarummets mappestruktur variere afhængigt af, om du har brug for det til en due diligence-proces eller en ejendomstransaktion. Denne struktur er en glimrende rettesnor for organiseringen af dit arbejdsområde, hvis du bruger et datarum til dokumentvedligeholdelse.

4. Tilpas interface, e-mails og aftaler

Nogle udbydere giver dig mulighed for at tilpasse de virtuelle datarum og invitationsmails med din virksomheds farver og logo. Brug denne funktion til at skabe en smidig oplevelse for tredjeparter og gøre et godt indtryk. Nogle leverandører giver også brugerne mulighed for at tilpasse en fortrolighedsaftale, som inviterede parter skal underskrive, før de får adgang til datarumssoftwaren. Det er en vigtig funktion, fordi disse aftaler giver dig mulighed for at beskytte dine dokumenter endnu bedre.

Desuden tilbyder avancerede udbydere normalt funktioner til at tilpasse vandmærker med farver og mønstre efter din smag. Derudover kan du med den bedste software tilpasse sidehoveder og sidefødder til PDF-filer, der kan downloades eller udskrives.

5. Tilføj medarbejdere

Afhængigt af prisen på det virtuelle datarum, du vælger, kan du tilføje et vist antal administrative brugere til datarummet. Find ud af, hvem du kan betro integriteten af følsomme oplysninger, og tilføj disse teammedlemmer til arbejdsområdet. Derefter kan du invitere brugere, der ikke behøver at have kontrol over papirer, til at arbejde med dem – du kan give sådanne brugere adgangstilladelser til kun at se.

Hvad angår filtilladelser, kan de variere afhængigt af udbyderen, men nogle eksempler på almindelige tilladelser inkluderer visning, download af original, download og redigering:

• Visning – brugere kan se filer med et vandmærke
• Download af originale filer – brugere kan se, udskrive og downloade originale filer uden vandmærke
• Downloading – brugere kan printe og downloade vandmærkede dokumenter
• Redigering – brugere kan redigere indeks, uploade dokumenter, flytte, overskrive, omdøbe og slette filer.

6. Udfyld Q&A-sektionen

Denne funktion giver dig mulighed for at besvare alle de ofte stillede spørgsmål før aftalen for at skabe en slags vidensbase. Derefter kan du udpege en person til at være ansvarlig for Q&A-sektionen under aftalen. Denne person skal besvare alle de nye spørgsmål fra tredjeparter så hurtigt som muligt for at fremskynde aftalen.

7. Inviter tredjeparter

Når du nærmer dig en forretningsaftale, kan du invitere potentielle købere, partnere eller myndigheder til datarummet. Udbydere af sikre datarum tilbyder granulære brugertilladelser, der giver dig mulighed for at kontrollere, hvilke niveauer af adgang de ønskede brugere har.

Desuden kan administratorer oprette grupper i henhold til brugernes roller og give dem specifikke funktioner og adgangsniveauer. På den måde bliver projektstyring ligetil, sikker og effektiv, selv hvis mange mennesker er involveret. Og som et resultat kan du beskytte dine filer mod uønskede trusler.

8. Kontrollér brugeraktivitet og få indsigt

Et virtuelt datarum giver dig rapporter, der giver dig et klart overblik over brugeraktiviteten. Du kan gennemgå disse statistikker for at opdage mistænkelig adfærd og undgå datalækage. Rapporterne kan også give dig nyttig indsigt i, hvordan du præsenterer din virksomhed bedre under handlen. Og når den proces, du er i gang med, er overstået, kan du studere rapporterne igen for at se, hvordan du kan forbedre arbejdsgangen under den næste aftale.

For dybdegående og praktisk sporing bør udbyderen af det virtuelle datarum tilbyde:

• Fuld audit trails i en printvenlig version til præsentationer på møder
• Sporing med detaljer om downloads, udskrifter, visninger og filvisningens varighed
• Gruppeoversigtsrapporter, der indeholder data om antallet af logins, stillede Q&A-spørgsmål, tilladte og tilgåede filer
• Farvekodede rapporter, der angiver de mest aktive medlemsgrupper og datarum af størst interesse

Bedste praksis for opbygning af datarum i 2023

Nu hvor du ved, hvordan du opretter et datarum, er det tid til at lære de bedste fremgangsmåder til at styrke din databeskyttelse med sikkerhedsindstillinger og bedre workflowstyring.

Implementering af brugertilladelser

For at bygge datarum, der er sikkerhedsorienterede, skal du beslutte dig for adgangsrettigheder for administratorer, virksomhedens medarbejdere, investorer, kunder, finansielle rådgivere og andre tredjeparter.

Og da denne opgave kan virke kedelig, giver vi dig nogle eksempler på brugergrupper og tilladelser. Men bemærk, at de kan variere afhængigt af aftalen og branchen. Den klassiske struktur omfatter dog:

• Administrator. Dokumentlageret, brugeradministrationssiden og fanen med filtilladelser er helt under denne persons kontrol. Administratorer kan tilføje dokumenter, tillade almindelige brugere at invitere nye brugere, skjule medlemmer for hinanden og generelt kontrollere alle processer i et datarum.
• Ledelse. Virksomhedsledere har normalt adgang til alle data, men er ikke tildelt nogen administrative forpligtelser.
• Medarbejdere. Medarbejdere kan inddeles i adgangsgrupper baseret på, hvilke dokumenter de har brug for til deres arbejde. Typisk kan individuelle brugere eller grupper uploade filer, redigere indhold, dele og omdøbe filer.
• Økonomi. Alle finansielle dokumenter skal være tilgængelige for brugere, der beskæftiger sig med den finansielle side af transaktionen.
• Investorer. Potentielle investorer har brug for fri adgang til skatteoplysninger, balancer, resultatopgørelser og andet, der er relateret til due diligence-tjeklisten. Hvad angår etablerede investorer, skal VDR-administratoren give dem adgang til strengt fortrolige oplysninger.
• Kunder. Normalt har denne brugergruppe kun adgang til klientfiler og -mapper. Specifikke adgangsrettigheder afhænger dog af det individuelle brugsscenarie.

Kryptering af data

Datakryptering er en sikkerhedsteknik, der koder data og kun gør dem synlige for en person med den rigtige krypteringsnøgle. Her er nogle tips til at bruge kryptering i dit datarum:

• Kryptering i hvile og i transit. Der er ingen grund til at aktivere eller deaktivere kryptering i transit – det tilbydes normalt som standard. Nogle udbydere tilbyder dog ikke kryptering i hvile som standard og kan kræve en ekstra procedure for at aktivere det. Du bør kontakte din leverandørs kundeservice for at få det afklaret.
• Kundeadministrerede krypteringsnøgler (CMEK). Du kan også få kontrol over krypteringsnøglerne, hvilket er en ekstra sikkerhedsforanstaltning kaldet Customer-Managed Encryption Keys (CMEK). Denne mulighed giver dig især mulighed for at kontrollere data i cloud-infrastrukturen sammen med private krypteringsnøgler. Derudover kan du vælge, hvor krypteringsnøglerne skal gemmes, og hvilken software du vil bruge til at administrere dem.

Overvågning af aktivitet

Det er vigtigt at opsætte aktivitetsmonitorer, da du bør have en manipulationssikker revisionsoptegnelse over alle datarumsaktiviteter til virksomhedens efterretning og forsvar mod juridiske krav.

Selvom revisionsspor normalt tilbydes som standard, kan du opsætte automatiske rapporter baseret på datarumsaktivitet og aktivere notifikationer i realtid:

• Automatiske rapporter. En af de bedste overvågningsmetoder er at holde de vigtigste projektledere orienteret ved at sende dem tilpassede aktivitetsrapporter på bestemte tilbagevendende tidspunkter. Modtagerne kan til gengæld indsamle vigtige oplysninger ved at analysere resuméer af aktiviteter fra en virksomhed og bestemte steder i datarummet, brugere og adgangsgrupper.
• Notifikationer i realtid. En anden værdifuld praksis er realtidsnotifikationer, som gør det muligt for administratoren at kende til handlingerne på et bestemt dokument. Så hvis en tredjepart ser, redigerer, downloader eller deler de samme filer flere gange, vil administratoren vide det med det samme ved at modtage en e-mailnotifikation.

Opsætning af virtuelt datarum: Det vigtigste at tage med

Lad os nu opsummere de vigtigste erfaringer fra artiklen:

• Brugere kan støde på udfordringer under forberedelserne til datarummet, f.eks. overholdelse af regler, brugeradoption og tilladelsesindstillinger.
• Korrekt opsætning af et virtuelt datarum er afgørende for at få mest muligt ud af fordelene – ønsket er ikke raketvidenskab, da mange datarumsudbydere tilbyder en tjekliste til due diligence-datarum, som kan bruges til at strømline forberedelsen til due diligence eller enhver anden kompleks aftale.
• Nogle af de bedste fremgangsmåder, der anbefales til effektiv og sikker brug af software til virtuelle datarum, omfatter opsætning af bruger- og filtilladelser, datakryptering og aktivitetsovervågning.

Hvis du er ivrig efter at udforske mere om udbydere af datarum – velkommen til vores hovedside og udforsk nogle af de bedste markedseksperter og de mest sikre udbydere af datarum i branchen.

Category

Blog

FAQ