Om Ideals Virtual Data Room

Ideals er en kundeorienteret udbyder af virtuelle datarum, der sikrer upåklagelig kundeservice, brugervenlighed og sikkerhed i bankklasse. Ved hjælp af sådanne funktioner som indbygget redigering, granulær adgangskontrol og avancerede Q& A-arbejdsgange hjælper Ideals virksomheder med at vokse, skille sig ud og være effektive og rentable. Ideals er ekstremt let at konfigurere og tilpasse, og deres 24/7 kundesupport er altid der for at gøre brugeroplevelsen pletfri via in-app chat, telefon og e-mail.

Et Ideals virtuelt datarum har til formål at gøre brugernes virksomheder mere effektive og rentable. En sådan forretnings- og kundeorienteret holdning fremgår tydeligt af virksomhedens mission statement – “skabe mere velstand i verden ved at fremskynde high-stake forretningsbeslutninger.”

Virksomheden har hovedkvarter i Schweiz. Men Ideals har også kontorer i New York, London, Hong Kong, Kyiv, São Paulo og Melbourne.

Ideals-brugere angiver, at de især kan lide de kundeservice, som virksomheden leverer, brugervenlighed af et virtuelt datarum, forskellige tilbudte funktioner og deres omkostningseffektivitet.

Ideals kundesupportteam kan prale af upåklagelig service – a 25 sekunders telefonresponstid, 30 sekunders chatresponstid og 30 minutters e-mailresponstid. Derudover tilbyder de live-træning med eksperter, et dedikeret projektledelsesteam og chatsupport i appen 24/7. Desuden taler supportteamet 13 sprog, så brugere fra hele verden kan være sikre på, at de vil blive hørt, forstået og hjulpet.

Udover den virtuelle datarumssoftware har Ideals også et andet produkt – Ideals Board. Dette er en softwareløsning til bestyrelsesledelse, der har til formål at forbedre bestyrelseskommunikationen og øge effektiviteten af bestyrelsesmøder.

Alle de nye Ideals-kunder bydes velkommen med en 30-dages gratis prøveperiode til at teste alle virtuelle datarumsfunktioner. For prisoplysninger og et tilpasset tilbud kan brugerne kontakte en salgsrepræsentant.

Prisplaner

Ideals har en abonnementsbaseret prismodel med tre komfortable planer: Pro, Business og Enterprise. Potentielle kunder kan kontakte en salgsrepræsentant for prisoplysninger og et tilpasset tilbud.

Udvalget af funktioner og tjenester er forskelligt for hvert abonnement, da hver plan er designet til at passe til de forskellige behov i projektet eller aftalen. Det er det, der følger med abonnementsplaner:

Uanset hvilken abonnementsplan du vælger, får alle kunder:

• To-faktor-godkendelse
• Detaljerede revisionsspor og rapporter
• Fjernstyret makulering 
• Udmærket branding
• SOC 1/2/3- og ISO 27001:2013-certificerede datacentre

Derudover bydes alle Ideals-aspiranter velkommen med en 30-dages gratis prøveperiode.

Men som forventet varierer antallet af funktioner med hver abonnementsplan. Tabellen nedenfor viser, hvilke funktioner der er inkluderet i Pro-, Business- og Enterprise-abonnementerne.

	Pro	Business	Enterprise
Kundeservice.	Standard	Premium	Premium
Støtte-niveau	Standard 24/7: e-mail, chat, telefon	Premium 24/7: e-mail, chat, telefon	Dedikeret team
Forberedelse/forsøgsperiode	30 dage	30 dage	Ubegrænset
Live-træning med en ekspert	1 time pr. projekt	Ubegrænset med fælles eksperter	Ubegrænset med dedikeret ekspert
Opsætning af datarum	❌	❌	✅
Dedikeret projektteam	❌	❌	✅
Sikkerhed.	Standard	Standard	Avanceret
Indbygget redigering	✅	✅	✅
Udløb af adgang efter tid	✅	✅	✅
Udløb af adgang via IP-adresse	❌	✅	✅
Login til datarum fra egen hjemmeside	❌	✅	✅
Udsigt til hegn	✅	✅	✅
Dokumenthåndtering	Standard	Avanceret	Avanceret
Automatisk indeksnummerering	✅	✅	✅
Fuldtekstsøgning	✅	✅	✅
Optisk tegngenkendelse	✅	✅	✅
Etiketter til dokumenter	❌	✅	✅
Samarbejde og rapportering	Standard	Avanceret	Avanceret
Sporing af brugeraktivitet	✅	✅	✅
Detaljeret revisionsspor	✅	✅	✅
Noter og kommentarer	✅	✅	✅
Q&A	Standardiserede arbejdsgange	Standardiserede arbejdsgange	Avancerede arbejdsgange
Kundetilpasning og integrationer	Standard	Avanceret	Avanceret
Brugerdefineret branding	Standard	Avanceret	Fuld
Brugerdefinerede vilkår for adgang og NDA	✅	✅	✅
Single Sign-On-integration	❌	❌	✅
Kundeadministrerede krypteringsnøgler	❌	❌	✅

Kundesupport

Kundeservice kvalitet er, hvad Ideals tager som en topprioritet, og positiv brugerfeedback på pålidelige platforme som G2 og Capterra bevise det. For eksempel tilbyder Ideals kundeservice:

• In-app live chat support. Brugere kan få hjælp inde fra appen via live chat.
• Flersproget support. Ideals kundesupportteam taler 13 sprog.
• 24/7/365 tilgængelighed. Alle brugerforespørgsler besvares hurtigt på alle tider af døgnet.
• 30 minutters svartid på e-mail.  Ideals supportteam adresserer og besvarer typisk problemer inden for 30 minutter via e-mail.
• 30 sekunders chat-svartid. Et svar ved hjælp af chatfunktionen er meget hurtigt – brugerne får svar fra et medlem af supportteamet inden for 30 sekunder.
• 25 sekunders telefonsupporttid. Når brugerne kontakter kundesupport via telefon, får de svar inden for 25 sekunder. 
• Live træning med en ekspert. Ideals sørger for, at alle brugere ved, hvordan de bruger deres virtuelle datarum ved at tilbyde live træning med eksperter.
• Hjælpecenter med guides og en detaljeret FAQ-sektion. De oftest stillede spørgsmål og almindelige situationer er forklaret i detaljer. 
• Dedikeret projektleder eller team. Ideals tilbyder dedikerede projektledere eller teams til at forenkle projektledelse for kunder.
• Forberedelse/prøveperiode. Ideals tilbyder en gratis 30-dages prøveperiode til test af deres virtuelle datarum eller forberedelse til dets aktive brug.

Dokumentsikkerhedsfunktioner

I det væsentlige kan alle de sikkerhedsfunktioner, der leveres af Ideals virtuelle datarum, opdeles i tre hovedkategorier: dokumentsikkerhed, adgangssikkerhed og sikkerhedsoverholdelse og certificeringer. Nedenfor viser vi de vigtigste funktioner i hver kategori.

Dokumentsikkerhed.

• Indbygget redigering. Denne funktion gør det muligt at sløre visse områder af teksten/dokumentet eller billeder, der indeholder meget fortrolige eller personligt identificerbare oplysninger.
• Fjern makulering og IRM uden plugins. Denne funktion gør det muligt at aktivere filkryptering, når den åbnes eller downloades.
• Fence view. Fence view skaber et digitalt hegn, der forhindrer en bruger i at se en hel fil og dermed i at kopiere en fil eller tage skærmbilleder.
• Dynamiske vandmærker. Hver gang et dokument vises, udskrives eller downloades, overlejres personligt identificerbare mærker automatisk på filen for at give et ekstra lag af sikkerhed.
• Secure Spreadsheet Viewer. Unikt for Ideals, denne funktion gør det muligt at se og analysere Excel-filer sikkert. Spreadsheet Viewer downloader, dekrypterer, anvender vandmærker og viser dokumenter i enhver webbrowser i en original og sikker Excel-fil – i stedet for at konvertere den til en PDF.
• Granulære dokumenttilladelser. Med denne funktion kan administratorer af virtuelle datarum angive adgangstilladelser for hvert enkelt dokument eller mappe. Ideals tilbyder otte niveauer af granulære tilladelser: Ingen, Hegnvisning, Visning, Download krypteret PDF, Udskriv, Download PDF, Download original, og Upload.

Adgangssikkerhed.

• Tids- og IP-adgangsbegrænsning. Med denne funktion kan administratorer begrænse adgangen til et virtuelt datarum fra bestemte IP-adresser og i en bestemt tidsperiode.
• Adgangskontrol og udløb. Denne funktion gør det muligt at indstille udløbsdatoer for filadgang og angive varigheden af brugersessioner. Derudover kan administratorer konfigurere sikkerhedspolitikker vedrørende adgangskodestyrke.
• Granulære brugertilladelser. Denne funktion gør det muligt for administratorer at styre brugernes adgangstilladelser baseret på deres rolle i projektet. Der er to primære brugergrupper – administratorer og brugere. Indstilling af brugertilladelser gør det muligt at specificere, hvilke brugere der kan se, downloade PDF’er sikkert, printe, downloade originaler og redigere filer i et virtuelt datarum.
• To-faktor-autentificering. Denne funktion gør det muligt at aktivere et ekstra sikkerhedstrin for alle VDR-brugere. Brugerne skal bekræfte deres identitet ved at indtaste en SMS-bekræftelseskode eller en kode fra authenticator-applikationen for at få adgang til det virtuelle datarum.
• User security impersonation. Denne funktion giver administratorer mulighed for at dobbelttjekke, om visse brugere har de korrekte adgangsrettigheder via “View As”-tilstanden. Med andre ord giver det administratorer mulighed for at se dokumenter fra en bestemt brugers perspektiv.
• Mobile device management. Denne funktion gør det muligt at kontrollere adgangen til følsomme dokumenter og administrere sikkerhedsfunktioner på specifikke brugeres mobile enheder.

Sikkerhedsoverholdelse og certificeringer.

• GDPR. Dette er en EU-lov og betragtes som en af de strengeste regler for privatliv og sikkerhed i verden. Den er med til at beskytte EU-borgere og organisationer mod databrud overalt i verden.
• CCPA. Dette er en statslig lov, der forbedrer forbrugerbeskyttelsen og retten til privatliv for indbyggerne i Californien, USA.
• SOC 1/2/3. Tilgængeligheden af SOC-overholdelse sikrer, at brugernes data håndteres sikkert, og at deres privatliv og interesser er beskyttet. 
• HIPAA. HIPAA opretholder sikkerheden og fortroligheden af sundhedsoplysninger.
• ISO 27001. Dette er en international standard for informationssikkerhedsstyring, der adresserer tre dimensioner af informationssikkerhed: fortrolighed, integritet og tilgængelighed.

Funktioner til brugeradministration.

Listen over brugeradministrationsfunktioner, som Ideals tilbyder, omfatter følgende:

• Excel-tilladelser. Denne funktion gør det muligt at opsætte to særlige visningstilladelser til Excel-filer – Se Excel med formler og Se Excel uden formler.
• Notifikationer. Med denne funktion modtager administratorer notifikationer, når dokumenter slettes eller uploades, og for Q&A aktivitet. 
• Gruppeopsætning. Med denne funktion kan administratorer nemt styre brugernes adgangstilladelser ved at inddele dem i grupper med forskellige adgangsniveauer – administratorer og brugere.

Funktioner til håndtering af dokumenter.

Ideals gør det hurtigt og nemt for brugerne at håndtere store mængder data gennem følgende funktioner:

• Drag-n-drop og bulk upload. Denne funktion muliggør datapopulation med ét klik. Det betyder, at brugerne kan uploade flere filer til et virtuelt datarum ved at trække og slippe dem fra computeren til uploadvinduet.
• Understøttelse af flere formater. Ideals konverterer 25+ filformater til beskyttede versioner til visning online i et datarum. Men Ideals-brugere kan uploade filer i ethvert format;
• Filmærkater. Administratorer af virtuelle datarum kan mærke filer og mapper og dermed kategorisere dem og gøre dokumentsøgning meget hurtigere og nemmere.
• Automatisk indeksnummerering. Når du uploader store mængder data til et virtuelt datarum, bliver alle filer automatisk indekseret og nummereret i fortløbende rækkefølge.
• Fuldtekstsøgning. Fuldtekstsøgningsfunktionen er repræsenteret ved OCR-teknologien (optisk tegngenkendelse), der gør det muligt hurtigt at finde bestemte oplysninger ved blot at indtaste nøgleord og anvende flere søgefiltre.
• Windows Explorer-integration. Ideals sikrer synkronisering af datarummets indhold med et skrivebord, en delt mappe, FTP eller virksomhedens lager.

Yderligere funktioner

Udover de funktioner, der er nævnt ovenfor, tilbyder Ideals også forskellige ekstra funktioner, der sikrer nem VDR-brug, projektsamarbejde og kontrol over det sikre VDR-miljø og brugeraktivitet. Lad os gennemgå Ideals’ rapportering, tilpasning og Q&A funktioner.

Rapportering

• Fulde audit trails. Med audit trails-funktionen registreres alle handlinger, der foretages i et virtuelt datarum. Således kan administratorer modtage en PDF-, Excel- eller printvenlig version af rapporter.
• Sporing af brugeraktivitet. Ideals giver administratorer mulighed for at overvåge brugerhandlinger, herunder søgehistorik. De kan endda se, hvor længe en bestemt fil blev set af en bestemt bruger.
• Gruppeoversigtsrapporter. Denne funktion gør det nemt for administratorer at spore gruppeaktivitet i et datarum. Administratorer modtager forskellige oplysninger, f.eks. antallet af inviterede brugere, hvor mange af dem, der er logget ind, antallet af dokumenter, der er åbnet, og antallet af stillede spørgsmål.
• Farvekodede rapporter. Denne funktion viser grafisk, hvilken gruppe af brugere der er mest aktive, og hvilke dele af et datarum de er mest interesserede i.

Brugertilpasning

Ideals giver kunderne mulighed for at personliggøre deres virtuelle datarum ved at tilbyde en række tilpasningsmuligheder, herunder følgende:

• Vandmærker
• Sidehoved og sidefod
• Logo
• Etiketter til dokumenter
• Betingelser for adgang
• Sprogindstillinger
• Generelle datarumsfunktioner
• Arkivering af projekter

Q&A

Q&A-sektionen giver VDR-brugere mulighed for at interagere om vigtige emner og løse spørgsmål hurtigt med følgende Ideals Q&A-funktioner:

• Tilpasselig arbejdsgang og Q&A-roller. Ideals giver brugerne mulighed for at tilpasse Q&A-arbejdsgangen og rollerne afhængigt af aftalens eller projektets behov.
• Eksperttildeling. Når en bruger stiller et spørgsmål, kan han kategorisere det under det mest relevante emne, for eksempel Jura, Skat, Intellektuel, Marketing eller Finans. Derfor kan en administrator tildele et spørgsmål til en relevant ekspert, eller spørgsmålet kan også tildeles automatisk.
• Live diskussion. Ideals-brugere kan sikkert interagere med hinanden i et beskyttet liveforum med specifikke adgangstilladelser for hver person. Alle, der har tilladelse, kan få adgang til forskellige tråde og sende svar.
• FAQs. Denne funktion gør det muligt at udarbejde en liste over de hyppigst stillede spørgsmål og svar på dem, så brugerne kan henvise til dem, når de har problemer. Det kan forbedre samarbejdet om en aftale eller et projekt betydeligt og lette afslutningen.
• Spørgsmålsstatus. Administratoren eller en tildelt ekspert kan tilføje en status til hvert spørgsmål, der stilles. Det hjælper med at spare administratorens eller ekspertens tid og forbedrer samarbejdet om aftalen eller projektet. Spørgsmålsstatusser, der tilbydes af Ideals, er Svar indsendt, lukket og Åbnet igen.
• Q&A-rapporter. Denne funktion gør det muligt at få detaljerede rapporter om al Q&A-kommunikation. Det er især nyttigt til juridiske formål. En Q&A-rapport kan eksporteres til et regneark. 
• Granulær adgang til tråde. Med denne funktion kan administratorer styre adgangen til fortrolige diskussioner ved at give granulær adgang til tråde og vedhæftede filer. Dermed har brugerne kun adgang til de fora, de deltager i.

FAQ