Om Merrill DataSite
Datasite LLC – tidligere kaldet Merrill Corporation – er en softwareleverandør, der blev grundlagt i 1999 som et datterselskab af Datasite Global Corporation og har hovedkvarter i Minneapolis, USA.
Datasite tilbyder en række softwareprodukter, der er designet til at strømline processer i forbindelse med fusioner og virksomhedsovertagelser, omstruktureringer og børsintroduktioner, f.eks. due diligence, integration efter fusioner og finansielle transaktioner. Datasite-produkterne er ikke beregnet til nogen bestemt branche – de betjener bl.a. virksomheder så forskellige som ejendomsmæglere, investeringsbankvirksomheder og advokatfirmaer.
Blandt de forskellige løsninger, som Datasite tilbyder, er dets software til virtuelle datarum, Datasite Diligence.
Dokumentsikkerhedsfunktioner
Datasite Diligence beskytter det indhold, der er lagret i datarummet, med en lang række brancheførende sikkerhedsforanstaltninger og -funktioner. Blandt disse er de funktioner, der er anført nedenfor.
- Uddannelse i datasikkerhed for alle medarbejdere. Dette sikrer, at de personer, der arbejder for Datasite, hele tiden er opmærksomme på sikkerhedskravene og altid overholder dem fuldt ud.
- Årlig test af sikkerhedsreaktion. Dette reducerer sandsynligheden for sikkerhedsbrud, der kan opstå på grund af nye eller oversete huller i Datasites sikkerhed.
- Fysiske sikkerhedsforanstaltninger. Personale, der er fysisk til stede i Datasites faciliteter, kan kun få adgang til dem med et nøglekort, og eksterne leverandører, der kommer ind i lokalerne, skal være registreret i en database og hele tiden ledsages af en af Datasites medarbejdere.
- Tilpasselig vandmærkning. Ved brug af Datasites virtuelle datarum kan administratorer inkludere tilpassede vandmærker i delte dokumenter, så hver bruger kan se sine egne personlige oplysninger med vandmærke i de dokumenter, de har adgang til. Dette afskrækker i høj grad brugerne fra at dele følsomme data uden tilladelse.
- Granulære brugertilladelser. Når administratorer beslutter, hvem der kan se, redigere, downloade og udskrive dokumenter fra det virtuelle datarum, kan de beslutte det helt ned på niveauet for hver enkelt bruger.
- AI-redigering. Denne funktion gør det nemt at slette fortrolige oplysninger, selv fra dokumenter, der har tusindvis af sider. Administratoren skal blot angive, hvilke typer data de ønsker slettet, og AI-værktøjet vil automatisk lede efter og finde alle de steder, hvor disse oplysninger forekommer i dokumentet, og derefter slette dem.
- Se som. Når en administrator tildeler tilladelser til en individuel datarumsbruger, kan han udgive sig for at være den pågældende bruger, så han kan se datarummet nøjagtigt som brugeren selv. Dette gør det nemt for administratoren at vide præcis, hvad hver enkelt bruger kan se og gøre i datarummet.
- To-faktor-autentificering og flerfaktor-autentificering. Administratorer og brugere kan tilføje et ekstra sikkerhedsniveau til adgangen til datarummet.
- Periodiske, automatiske nulstillinger af adgangskoder. Denne foranstaltning øger sikkerheden ved adgang til datarummet ved at fjerne muligheden for, at en gammel adgangskode kan bruges til at hacke sig ind på en brugers konto.
- Single Sign-On. I stedet for at skulle logge på hver enkelt softwareløsning i Datasite-pakken behøver brugerne kun at logge på én gang i Datasite og kan få adgang til alle løsninger derfra. Dette reducerer antallet af sårbare steder, hvor en hacker kan forsøge at angribe – Datasite beskytter denne ene indgang, og alt er i orden.
- Datakryptering i transit og i hvile. I tilfælde af et databrud, som ville give uautoriserede personer mulighed for at få fat i fortrolige data, sikrer denne funktion, at dataene forbliver beskyttede. Det er ligegyldigt, om dataene blev stjålet, når de blev gemt eller under overførslen – dokumenter, der er gemt i Datasite Diligence, er krypteret på alle tidspunkter, så datatyve ikke vil kunne få adgang til oplysningerne i dem.
- Sårbarhedsvurdering foretaget af en tredjepart. Uafhængige fagfolk tester regelmæssigt Datasites forsvar, så eventuelle svage punkter kan blive opdaget og repareret, før hackere har mulighed for at udnytte dem.
Funktioner til samarbejde og dokumentstyring
Når de ønsker at uploade flere filer til datarummet, kan administratorer og brugere enten sende dem pr. e-mail eller blot bruge træk og slip-funktionen til at overføre filerne fra deres computermapper direkte til datarummet. Bortset fra dette svarer Datasite Diligence-samarbejdsfunktionerne til dem, der findes i andre virtuelle datarum.
Kundesupport
Denne datarumsudbyder tilbyder sine kunder flere supportmuligheder. Der er telefonisk support på fastnettelefoner til rådighed for USA, Canada, Latinamerika, EMEA- og APAC-landene.
Datasite-kunder kan også bruge udbyderens portal til at kontakte live 24/7/365-chatsupport samt til at se demovideoer, tilmelde sig live-træningskurser og få adgang til kundefora.
Alternativt kan kunder og potentielle kunder kontakte Datasite via e-mail. Support til brugere af Datasites datarum tilbydes på 20 sprog.
Yderligere funktioner
Datasite datarummet indeholder flere AI-baserede værktøjer, som reducerer den tid, der er nødvendig for at oprette et indeks i datarummet, omdøbe og organisere dokumenter eller redigere oplysninger fra dem, radikalt.
En anden funktion er muligheden for at oprette Q&A-rum, hvor brugerne kan stille spørgsmål og få svar fra ekspertteammedlemmer på ét sted.
Prisplaner
Som de fleste udbydere af virtuelle datarum giver Datasite ikke oplysninger om Datasite Diligence-priser eller prisplaner på deres hjemmeside.