De bedste udbydere af virtuelle datarum

Teknologi til virtuelle datarum er et uundgåeligt element i enhver forretningstransaktion. Virksomheder af alle størrelser bruger datarum som virksomhedsopbevaringsrum, kommunikationsplatforme og værktøjer til strategiske beslutninger.

Et velvalgt elektronisk datarum tilbyder et hidtil uset niveau af sikkerhed, funktionalitet og alsidighed. Dealmakere har nu ubegrænsede muligheder for at udnytte sofistikerede værktøjer og foruddesignede arbejdsgange og behandle enhver transaktion hurtigere.

Som følge heraf har den øgede bekvemmelighed og tilgængelighed af virtuelle datarum gjort det fysiske datarumkoncept næsten forældet i alle brancher. 

Hvad er et virtuelt datarum?

Et virtuelt datarum (eller virtual data room) er en online platform, der kombinerer cloud-lagring med forskellige instrumenter til transaktioner med store indsatser. Et digitalt datarum kan være særligt fordelagtigt for processer, der involverer store dokumentationsmængder, da det fungerer som et eksternt virksomhedsdepot.

Et online virtuelt datarum kan også fungere som en samarbejdsplatform for daglige operationer, bestyrelsesledelse og alle projekter, der kræver samtidige bidrag fra flere parter. Nogle af de mest almindelige eksempler på anvendelser af virtuelle datarum er fusioner og virksomhedsovertagelser, due diligence-undersøgelser, porteføljeforvaltning og kapitaltilførsel. 

Hvad er de mest populære anvendelsesområder for virtuelle datarum? 

Ifølge vores undersøgelser har data room masser at tilbyde små, mellemstore og store virksomheder på tværs af mange sektorer. Baseret på den seneste indtagelse er der dog flere brancher, som er mest afhængige af software til virtuelle datarum.

Nedenfor er de primære brugssituationer for virtuelle datarum angivet i popularitetsrækkefølge. 

M&A og due diligence

Fusioner og opkøb er afgørende for vækst og udvikling af alt fra små virksomheder til store koncerner. Desuden er mange brancher, f.eks. nystartede teknologivirksomheder, udelukkende afhængige af at blive overtaget som deres exitstrategi eller som en vigtig milepæl. 

Den største udfordring ved enhver M&A-transaktion er en grundig due diligence. Deltagerne i en handel skal gennemgå enorme mængder dokumenter inden for relativt stramme tidsrammer.

Virtuelle data room hjælper med at skabe fleksible og veludstyrede miljøer, hvor man kan få adgang til de nødvendige filer inden for få sekunder, hvilket gør det muligt at træffe vigtige beslutninger hurtigere. Både butiksfirmaer og virksomheder nyder godt af den universelle tilgængelighed og de automatiserede løsninger, som moderne datarumsløsninger tilbyder.

 Fonde og privat egenkapital

Meget profilerede fonde og private equity-selskaber har typisk med mange fortrolige data at gøre. Dette kræver øget sikkerhed og intern gennemsigtighed. Virtuelle datarum leverer adskillige værktøjer til enhver proces fra kapitalfremskaffelse til investeringsrådgivning ved at sikre brugerdata og give adgang til forskellige analyser. 

Juridisk 

Advokater og advokatfirmaer skal overholde strenge regler for at sikre legitimiteten af deres praksis. Og samtidig er der mange følsomme dokumenter og private oplysninger, som de skal passe på. 

Det betyder, at den juridiske sektor er en af de første til at drage fordel af de førende funktioner i branchen for virtuelle data room som f.eks. kryptering, adgangskontrol og fjernhentning. 

Investeringsbank virksomhed

Som finansielle institutioner, der primært arbejder på rådgivningsbasis, har investeringsbanker brug for softwareløsninger, der kombinerer enkel kommunikation med datalagring på højt niveau. Investorbanker bruger datarum til at indsamle oplysninger, udføre due diligence, præsentere mål for potentielle købere og bistå med integration efter transaktionen. 

Ud over avanceret sikkerhed giver data room også investeringsbanker mulighed for at holde deres aktiviteter organiseret ved at forbedre medarbejdernes ansvarlighed og strømline rapporteringen.

Biotek- og medicinalindustrien

Sundhedssektoren er en anden sektor, der har med stigende mængder fortrolige data at gøre, f.eks. patientoplysninger, forskningsresultater m.m. Hvis disse data ikke sikres, kan det resultere i spionage fra konkurrenter eller endog en retssag i stor stil. 

Ud over at hjælpe deres brugere med at beskytte følsomme filer hjælper datarummet dem med at navigere i komplekse, tidskrævende procedurer som f.eks. licensering. Ved at opbevare al den nødvendige dokumentation i ét centralt rum kan virksomheder få de nødvendige licenser meget hurtigere. 

1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.5
3. DataSite
4.1
4. Intralinks
3.9
5. Brainloop
3.8
6. SmartRoom
3.6
7. BlackBerry
3.3
8. Box
3.2

Fast ejendom

Ejendomsfirmaer anvender virtuelle datarum til at administrere porteføljer, kommunikere med potentielle investorer og overvåge langsigtede projekter. Værktøjer til data room gør det muligt for virksomheder at anlægge en informeret tilgang til ejendomshandel og forenkle dokumenthåndteringen.  

Og arkivkapaciteterne skaber en nem at navigere i alle tidligere udviklingsmæssige og finansielle transaktioner, hvilket gør det meget nemmere at finde dokumenter i forbindelse med transaktioner med stor indsats. 

Startup-investeringer

Investorer bruger virtuelle datarum som en strategisk platform, hvor de sammenligner muligheder, anmoder om de nødvendige dokumenter og udfører due diligence-undersøgelser. Vellykkede handler kan derefter overføres til datarummets porteføljeafsnit. 

Samtidig kan nystartede virksomheder anvende virtuelle datarumsløsninger til at markedsføre deres virksomhed, organisere virksomhedsudvikling og forberede sig på opkøb, fusioner eller andre større overgange.

IPO

Når organisationer indgiver en ansøgning om børsintroduktion, skal de indsamle en lang række dokumenter til indgivelse. Mange af disse filer er yderst fortrolige og kræver et ekstra sikkerhedsniveau. Desuden kræver IPO-processen ofte en tredjepartskonsulent, hvilket gør samarbejdsfunktioner i datarummet uundværlige.

12 grunde til, at virksomheder vælger virtuelle datarum

1

Uovertrufne niveauer af sikkerhed for fortrolige dokumenter

2

Ukompliceret organisering og distribution af dokumenter

3

Centraliseret arbejdsområde med gennemsigtige arbejdsgange og forbedret ansvarlighed

4

Omkostningseffektivitet sammenlignet med traditionelle datarum

5

Funktionelle løsninger til samarbejde og beslutningstagning på afstand

6

Hurtigere behandling af transaktioner, fra due diligence til integration

7

Investering i et data room sikrer virksomhedens image som pålidelig og fremsynet

8

Alsidig adgang til data og personer

9

Ubegrænsede muligheder for alle projekttyper

10

Datarum kræver typisk ikke yderligere hardware eller plug-ins

11

Muligheder for at udnytte udbyderens ekspertise og rådgivning

12

Forbedret kommunikation med indbyggede chats, Q&A, videoopkald osv.

Hvad er de vigtigste sikkerhedsfunktioner i virtuelle datarum?

Datasikkerhed er den vigtigste bekymring for alle moderne virksomheder. Kravet om en konstant opdateret og jernhård beskyttelse får virksomheder til at betro deres fortrolige data til virtuelle data room. Avanceret datarumssoftware sikrer, at brugernes filer ikke bliver kompromitteret på flere niveauer. 

data room features

Sikkerhedscertificeringer 

Velrenommerede datarumsudbydere sikrer, at deres produkt overholder branchedikerede sikkerhedsstandarder. Den bedste måde at se, om en udbyder tager sikkerheden alvorligt, er at kigge efter certificeringer som ISO 27001, HIPAA og SOC 2.

Adgangssikkerhed

Det næste niveau af databeskyttelse er at kontrollere, hvem der kan få adgang til dataene, og hvordan de er autoriseret til at interagere med dem. Sikker fildeling i virtuelle data room sikres ved at tildele specifikke privilegier baseret på hver enkelt brugers rolle.  

Denne kategori af sikkerhedsforanstaltninger er med til at beskytte følsomme data, overvåge alle interaktioner og forhindre interne lækagetrusler. 

Dokumentsikkerhed

Ud over at sikre, at fortrolige data kun kan tilgås af bestemte brugere, kan administratorer tildele yderligere beskyttelseslag. Nogle eksempler på dokumentsikkerhed omfatter tilladelser til kun at se dokumenter, NDA-pop-ups og detaljerede aktivitetsspor. 

Kommunikationssikkerhed

Ud over filbeskyttelse giver virtuelle datarum mulighed for sikker informationsudveksling ved at skabe et sikkert miljø for alle typer kommunikation. Brugerne kan f.eks. vælge at danne grupper og drøfte visse emner privat, mens alle deres interaktioner er krypteret.

Et betroet data room er en sikker platform, der giver brugerne mulighed for at opbevare og administrere deres følsomme dokumenter med tillid. Det vigtigste aspekt er at vælge en udbyder, der leverer det nødvendige sikkerhedsfunktionssæt og overensstemmelsesniveau.

Hvilke egenskaber og funktioner tilbyder virtuelle datarum?

Virtuelle datarum tilbyder deres brugere en ubegrænset rækkevidde af muligheder. Der er dog flere nøglefunktioner, som giver mest værdi, som beskrevet nedenfor.

Funktioner til dokumentstyring

Virtuelle datarum giver brugerne mulighed for at få nem adgang til dokumenter fra enhver enhed eller placering. Digitale rum eliminerer behovet for at opbevare fysiske kopier, hvilket reducerer omkostningerne og indsatsen ved at føre et traditionelt arkiv. Yderligere funktioner, der løfter brugernes oplevelse af dokumenthåndtering, omfatter bl.a:

  • Automatisk indeksnummerering
  • Øjeblikkelig visning
  • Hosting af store datamængder
  • Forenklet oprettelse og systematisering af mapper
  • Vandmærkning

Administration af brugere

Et godt designet data room vil have flere adgangsniveauer, som bestemmer, hvilke typer data hver bruger kan hente, og hvilke handlinger de kan udføre. Andre funktioner, der hjælper med at administrere brugere, er:

  • Invitationer i store mængder
  • Gruppe- og individuelle indstillinger
  • Rollespecifik forvaltning af digitale rettigheder
  • Multifaktor-godkendelse ved hvert login

Brugervenlighed

Brugere af virtuelle datarum kommer fra alle mulige tekniske baggrunde, hvilket betyder, at softwaren skal være ligetil nok til, at alle kan bruge den effektivt. To hovedaspekter af avanceret brugervenlighed er en intuitiv grænseflade og en alsidig implementering, som omfatter kompatibilitet med alle operativsystemer, herunder Windows, Linux og macOS.

Andre funktioner, der forbedrer brugeroplevelsen, omfatter:

  • Flere integrerede understøttede sprog
  • Avanceret søgning
  • Tilpasning
  • Enkelt logon til flere projekter
  • Højt niveau af VDR’s oppetid 

Rapporteringsfunktion

Aktivitetssporing og rapportering gør det muligt at undersøge det nøjagtige antal brugere, der har interageret med specifikke dokumenter, evaluere deres engagement og omdirigere arbejdsgangen om nødvendigt. Følgende rapportfunktioner understøtter dealmakers mest:

  • Detaljerede revisionslogfiler
  • Infografisk visualisering af datarumsaktivitet
  • Dynamisk vandmærkning
  • Adgangsmeddelelser

Kommunikationsfunktioner

Virtuelle data room muliggør flere niveauer af effektiv fjernkommunikation. Med den rette teknologi kan brugerne drøfte forretningsspørgsmål via chats, opkald, e-mails og meget mere. Typiske funktioner, der forbedrer datarumskommunikationen, er:

  • Samarbejdsværktøjer som f.eks. en task manager med handlingsorienterede emner
  • Integreret Q&A
  • Sømløse tilpasninger af tredjepartsværktøjer til e-mail og planlægning

Kundesupport

Et effektivt kundesupportteam er afgørende for en vellykket oplevelse i et datarum. Den bedste måde at vurdere supportkvaliteten på er ved at anmode om en gratis demo eller tilmelde dig en prøveperiode og kigge efter funktioner som f.eks:

  • Tilgængelighed 24/7/365 via live chat, telefon eller e-mail
  • Evnen til at tale flere sprog
  • Teknisk support med en enkelt POC-løsning

Kombinationen af alle de ovennævnte instrumenter vil skabe et solidt fundament for en produktiv oplevelse i et virtuelt data room.

Sådan opretter du et virtuelt datarum i 3 hurtige trin

Når du har valgt den passende løsning, er det eneste, der er tilbage at gøre, at oprette det virtuelle datarum til den kommende transaktion. Dette kan gøres i tre trin.

Opret grupper, og inviter brugerne

En liste over alle potentielle brugere og en opdeling af dem i grupper efter enten deres rolle i virksomheden eller deres bidrag til projektet vil fremskynde invitationsprocessen betydeligt.

Indstil tilladelser

Når du tildeler tilladelser, er det vigtigt at kombinere sikkerhed og bekvemmelighed. Det betyder, at du skal fastsætte adgangsbetingelser baseret på hver enkelt brugers ansvarsområder i projektet.

Tilføj dokumenter og filer

Den sidste fase er at fylde det virtuelle datarum med indhold. Den nemmeste måde at gøre dette på er at oprette en mappestruktur først og derefter overføre dokumenter i massevis.

Sammenligning af virtuelle datarum: hvordan du vælger et virtuelt datarum

Det kan være en udfordring at vælge det bedste virtuelle data room, især hvis du er nybegynder i branchen og aldrig har beskæftiget dig med virtuelle datarum før.

Der er mange VDR-udbydere på markedet, og hver af dem kommer med visse fordele og ulemper. 

Hvordan vælger du så det bedste datarum til dine behov? Du skal naturligvis vælge afhængigt af dine forretningsmæssige behov. 

Først skal du bestemme, hvilke mål du har, og hvilke resultater du ønsker at opnå. 

For det andet skal du sammenligne virtuelle data room på nettet under hensyntagen til sådanne kriterier som ekspertise, prismodel, sikkerhedsforanstaltninger, lagerkapacitet osv. 

Hvad skal du være opmærksom på under sammenligningen af datarum? 

Hvis du vælger den sammenligningstabel for data room, som vi har lavet ovenfor, kan du spare betydeligt tid på undersøgelsen. Der har du allerede de 10 største leverandører, som er førende i branchen. Du skal blot stole på vurderingen, anmeldelsen og kommentarerne for hver enkelt udbyder og beslutte, hvilken der er den bedste for dig.

Alligevel er der mulighed for at lave en sammenligning af virtuelle datarum på egen hånd.

Hvad skal du huske på, hvis du vælger dette alternativ? For at få et større overblik anbefaler vi, at du er opmærksom på disse kriterier, når du gennemgår virtuelle datarum:

  • Leverandørens omdømme
  • Brugervenlighed
  • Adgangssikkerhed
  • Dokumentsikkerhedsfunktioner
  • Funktioner til dokumentstyring
  • Mulighed for rapporter og analyser
  • Unikke funktioner, der får en leverandør til at skille sig ud
  • Kvalitet af kundeservice
  • Prisfastsættelse

Lad os nu diskutere hvert af punkterne mere detaljeret og til illustration sammenligne tre af de bedste datarum – iDeals, Citrix og Datasite.

Sammenligning af virtuelle data room

Når man ser på den detaljerede sammenligning af iDeals, Citrix og Datasite ovenfor, kan man se, at hver leverandør har sine fordele og ulemper.

Når du vælger et virtuelt datarum, skal du først og fremmest fokusere på dine forretningsmæssige behov og være opmærksom på de faktorer, vi har lagt vægt på, når vi sammenligner de tre udbydere.

FAQ

Prisen for virtuelle datarumstjenester varierer afhængigt af prismodellen og leverandøren. De ting, du skal overveje, er dine projektmål, fordi hvert af dem kan omdannes til en funktion i VDR'en. Generelt kan udbydere opkræve betaling pr. side, pr. bruger eller pr. lagerstørrelse. Der kan også være et fast månedligt gebyr for et bestemt sæt funktioner. Prisen kan stige yderligere, hvis VDR-udbyderen tilbyder andre avancerede funktioner.
Et virtuelt datarum er et sikkert online depotrum til opbevaring og deling af data mellem interesserede parter. Det bruges ofte under M&A-forhandlinger. Standardfunktionaliteten omfatter funktioner som avancerede tilladelser, et Q&A-værktøj, multi-faktor-autentifikation, rapporter og sporingsposter m.m. I de fleste tilfælde foretrækkes en cloud-løsning, så der ikke kræves nogen installation.
"Datarum" er et online opbevaringsrum til opbevaring af følsomme og fortrolige data for virksomheder. Et datarum bruges normalt til juridiske opgaver, due diligence-undersøgelser i forbindelse med fusioner og opkøb. Før virtuelle datarum brugte virksomhederne kun fysiske datarum, som var standardkontorer med et højere beskyttelsesniveau. Virtuelle datarum er et skridt fremad og har flyttet den traditionelle kontorplacering til online opbevaring. VDR's funktionalitet er blevet mere forskelligartet: ud over at gemme målvirksomhedens oplysninger er det nu også muligt at spore indgange og datastrømme, foretage finansielle transaktioner, redigere/slette/opdatere tilføjede filer osv.
Formålet med og funktionaliteten af datarum i investeringsbanker adskiller sig ikke væsentligt fra brugen af dem på andre områder. Et datarum til investeringsbankvirksomhed er et online lager, som giver adgang til filer, der kan downloades af autoriserede brugere fra forskellige regioner i verden. Virtuelle datarum forenkler due diligence-undersøgelsen for begge parter i handlen og gør det muligt for dem at styre M&A-transaktioner mere effektivt. Til gengæld kan investeringsbankfolk kontrollere brugere, der går ind i VDR'en, og spore varigheden af sessioner og dokumentation, de har arbejdet med.
Den typiske anvendelse af virtuelle datarum er M&A, primært i forbindelse med due diligence-processen, som kræver lagring og deling af tonsvis af filer om målvirksomhedens tilbud. Disse online-repositorier kan være nyttige for virksomheder med en lignende mængde data, der skal opbevares, eller som har brug for at arrangere fjernadgang for flere brugere til oplysninger samtidig og samtidig garantere dokumenternes fortrolighed.
Flere afgørende forskelle gør det ikke muligt for Dropbox at blive betragtet som et virtuelt datarum. En af disse er, at Dropbox på trods af sin udvikling og revolutionerende opdateringer er designet til at forenkle datadeling mellem internetbrugere uden at bidrage til dets sikkerhed. Softwarestrukturen er også forskellig. Mens Dropbox er baseret på én hovedmappe, der indeholder alle data, omfatter datarum separate projekter med autoriseret adgang til hver enkelt. Desuden hjælper supportteamassistance med at gennemføre en vellykket M&A-transaktion via et virtuelt datarum, og Dropbox er ikke sikkert og professionelt nok til at gennemføre en seriøs forretningstransaktion.
Fusioner og overtagelser (M&A) finder sted, når målvirksomheden sælger sit tilbud til potentielle tilbudsgivere for at få den forventede indtægt. Denne transaktion kan ikke indgås, uden at det overtagende mærke udfører due diligence-kontroller og analyserer følsomme og fortrolige oplysninger. Virtuelle datarum til M&A er nødvendige, fordi de er designet til at opbevare alle oplysninger, der er relevante for handlen, i én sikker cloud-løsning og fremme problemfri deling og opdatering af dokumenter.
Datarumssoftware er en unik digital løsning til at gemme og dele følsomme og fortrolige data med interesserede parter i M&A-transaktioner eller andre former for forretningstransaktioner. Downloadede dokumenter er beskyttet af krypteringsteknologier, multi-faktor-autentifikation og konfigurerbare rollebaserede tilladelser. I betragtning af at flere brugere kan få adgang til de lagrede filer samtidig, er det muligt at kontrollere deres ydeevne med separate regelsæt.
Due diligence er processen med at kontrollere troværdigheden og fordelene ved målvirksomhedens tilbud, vælge den mest hensigtsmæssige strategi for M&A-transaktioner og verificere, om handlen er egnet til at passe ind. Processen begynder, når parterne underskriver hensigtserklæringen (LOI), og det er et krav i næsten alle fusioner og virksomhedsovertagelser. Due diligence omfatter undersøgelse og revision af alle data vedrørende den overtagne organisations aktiviteter, herunder virksomhedens regnskaber, regnskaber, kontrakter med kunder, lister over intellektuel ejendom, fast ejendom og andre aktiver osv., som kan lagres i en VDR, der er beregnet til due diligence i forbindelse med fusioner og virksomhedsovertagelser. Dette trin giver køberen mulighed for at definere, om de leverede fakta gør handlen værd at investere i.
Ud over at forberede data til lagring og deling via datarummet skal de interesserede parter vælge en pålidelig og velrenommeret VDR-udbyder. Når opgaven er udført, er det eneste, du skal gøre for at oprette et datarum, at åbne lageret, oprette dokumentgrupper, invitere nye brugere ved at tilføje deres e-mails og tilpasse funktionaliteten for at arrangere begrænset adgang til tilføjede dokumenter og filer.
Datarum gør det nemmere at opbevare og dele følsomme og kommercielle data i enhver virksomhed. Dette er især nyttigt i forbindelse med aftaler om fusioner og opkøb. Samtidig garanterer datarumssoftware et højt sikkerhedsniveau og fremmer hurtigere beslutningstagning for sælger- og købersiden. Grunden til dette er muligheden for at analysere data fra enhver del af verden uden at skulle rejse til målvirksomhedens placering og have begrænsede muligheder pr. engangs-kontrol. Virtuelle datarum har en tendens til at være mere omkostningseffektive og intuitive i drift og tilpasning på lang sigt.