Prisfastsættelse for virtuelle datarum: Hvad du behøver at vide

Nutidens virtuelle datarum har overgået deres fysiske forgængere på alle måder. De er lige så sikre, pålidelige og omkostningseffektive, men tilbyder samtidig større fleksibilitet, bekvemmelighed ved fjernadgang og priser for ethvert budget. Når du skal vælge en VDR-udbyder til din virksomhed, skal du desværre finde en balance mellem funktioner og pris, og det er let at lade sig forblænde af sidstnævnte.

For at spare dig for købers dårlig samvittighed skal vi se på, hvad du præcist betaler for i en løsning til et virtuelt datarum, og hvordan du vælger det rigtige abonnement med en forudsigelig pris.

Prisstrategier for datarum

VDR-leverandører anvender flere prisstrukturer og varierer meget, når de fakturerer for deres virtuelle datarumsløsninger. For at træffe en informeret beslutning er det bedst at kende dine muligheder.

Pr. bruger

Når det kommer til prissætning af virtuelle datarum, er betaling for antallet af VDR-brugere en af de ældste og enkleste muligheder, der findes. Hvis dine forretningstransaktioner indebærer en intensiv udveksling af data, og du ved, hvor mange brugere der forventes, passer dette måske bedst til din virksomhed.

Pr. side

Mange leverandører fakturerer efter antallet af dokumentsider, der behandles via datarummet. Dette er et godt valg for virksomheder med en lille til mellemstor dokumentstrøm. Prisen pr. side omfatter normalt et bestemt antal sider med mulighed for at købe yderligere kapacitet mod et ekstra gebyr.

Kapacitet til opbevaring af dokumenter

Hvis dine onlineaftaler ikke genererer store datamængder som lyd- eller videooptagelser og andre store filer, kan dette være din bedste løsning. Ellers skal du konstant opgradere din datalagring, hvilket kan medføre betydelige ekstraomkostninger.

Månedlige eller årlige planer

Dette er den mest populære faktureringsmetode i verdenen af virtuelle datarum i dag. VDR-leverandører kan blande og matche forskellige funktioner og begrænsninger med konkurrencedygtige priser, så de passer til behovene hos en gennemsnitlig virksomhed. En basisplan kan f.eks. kun tillade ét projekt og have et loft på 10 GB, men har ingen begrænsninger på antallet af gæstebrugere.

Mange datarumsudbydere tilbyder også forhandlingsvenlige tilpassede planer til større virksomheder. Hvis du er en virksomhed i virksomhedsskala med flere omfattende projekter i gang, vil du helt sikkert have gavn af en løsning med ubegrænset lagerplads og datarum. Sandsynligvis vil leverandøren af datarummet også smide nogle ekstra frynsegoder med i form af personlig support, et mere sofistikeret system af roller til adgangskontrol osv.

Funktioner og prisfastsættelse for support af datarum

I øvrigt er supportdækning lige så vigtig som antallet af gigabyte og brugere, du får.

Lad os sige, at dit team er få minutter fra at indgå en aftale, når en fildelingsfunktion i din løsning til virtuelle datarum pludselig holder op med at fungere, og den anden part ikke kan modtage den reviderede kontrakt. Dine kunder befinder sig i en anden tidszone, deres arbejdsdag er ved at være slut, og fusionen skal træde i kraft i morgen tidlig. Hvem skal du ringe til?

Software eller hardware kan fungere dårligt, og det er her, det betaler sig at have 24/7 flersproget support til dit virtuelle datarumssoftware. De fleste udbydere af datarum tilbyder premium-muligheder med deres dyrere pakker. De ekstra funktioner kan virkelig komme til at være nyttige og omfatter typisk:

• Support døgnet rundt på flere sprog
• Live chat og telefonkontakt oven i standard e-mail muligheden
• Hurtig respons – 15 minutter og derunder
• En dedikeret manager/ekspert
• Onboarding er inkluderet i abonnementets gebyr

Kvaliteten af support er en nøglefaktor, der kan påvirke priserne på virtuelle datarum. Sandheden er, at stigningen i omkostningerne er ubetydelig i forhold til risikoen for at finde dig selv en-til-en med uventede tekniske problemer.

Der er dog et par ting mere at overveje, når du vælger en VDR-løsning, der passer til dine behov. Lad os tage et hurtigt kig på dem.

Ekstra VDR-funktioner

Ud over at lære om de standardfunktioner til virtuelle datarum, der er inkluderet i et abonnement, skal du holde øje med de ekstra værdier, som leverandørerne tilbyder, for at komme foran konkurrenterne. Visse ekstra funktioner kan være helt rigtige for din virksomhed og tippe til fordel for en leverandør, som har gjort sig umage med at inkludere dem.

Her er nogle eksempler på de ekstra funktioner, der kan få et virtuelt datarum til at skille sig ud fra mængden:

• Branding-muligheder. Hvis dine kunder så dit firmanavn og logo, hver gang de kom ind i dit fælles datarum, ville det efterlade et varigt indtryk. Mange store spillere som iDeals og ShareVault tilbyder dette i deres top-niveau planer.
• Avancerede funktioner til tilgængelighed. Dette kan omfatte en on-demand cloud- eller in-house hostingløsning med en 99,5 % oppetidsgaranti, yderligere datacentre og overholdelse af en række standarder som ISO 27001, GDPR, HIPAA og andre.
• Forbedret sikkerhed. Tilpasning af brugertilladelser og roller, to-faktor-autorisering og accept af forbindelser fra forudindstillede IP-adresser – disse ekstra sikkerhedsforanstaltninger tilbydes af de fleste leverandører med højere priser.

Hos mange datarumsudbydere kan du vælge at betale for specifikke ekstra funktioner. Du bør dog prioritere dem i henhold til dine behov.

Faktorer, der er afgørende for omkostningerne ved virtuelle datarum

Sammenligning af følgende muligheder for virtuelle datarum hjælper med at forstå løsningens værdi for pengene. På den måde kan du få tillid til en god investering, der gavner dit teams produktivitet og ydeevne.

Sikkerhed

Beskyttelse af følsomme data er rygraden i den virtuelle datarumsløsning og dens hovedformål. Derfor er dette det vigtigste kriterium for potentielle brugere at sammenligne. Og her er, hvad du skal kigge efter på listen over sikkerhedsfunktioner:

• 256-bit kryptering
• avanceret procedure for to-faktor-autentificering
• dynamisk vandmærkning
• muligheder for datagendannelse
• overholdelse af internationale sikkerhedscertificeringer
• sikker opbevaring af fortrolige dokumenter

Værktøjer til dokumentstyring

Ud over sikker datalagring og -udveksling bør du også have praktiske værktøjer til datastyring, dvs. upload, download, strukturering, flytning, sletning, redigering osv.

• masseopload
• træk og slip
• automatisk indeksering
• udvidet dokumentsøgning
• understøttelse af mange dokumentformater
• fjernopdeling af makulering
• versionsstyring

Projektstyring

Ud over at give dokumentsikkerhed og funktioner til håndtering af følsomme dokumenter tilbyder datarum også projektstyring gennem hele livscyklussen. Derfor får teams integrerede funktioner til at forenkle og strømline arbejdsgange og kommunikation inden for teamet og ud over det.

De har f.eks. altid adgang til virksomhedskatalogerne i datarummet, opgaver tildelt deltagerne, alle anmodninger fra andre parter, anmodninger om due diligence-data, alle digitale dokumenter, der indgår i tjeklisten, integrationer og milepæle.

Bonusfunktioner

Dette funktionssæt er ikke indbygget i alle VDR-udbydere, men har en meget positiv indvirkning på arbejdsgange og samarbejde gennem:

• Opgavehåndtering. Teamet bliver mere organiseret med muligheden for at tildele opgaver og spore deres fremskridt af lederen. Desuden er hvert teammedlem opmærksom på opgaver og frister og kender deres roller og ansvar i projektet.
• Slack-integration. Denne integration gør arbejdsgange mere teambaserede, hvilket resulterer i deling af dokumenter og optimering af meddelelser. Men hvis softwaren til det virtuelle datarum i sig selv indeholder mange funktioner til disse processer, ændrer Slack-integrationen intet.
• Indbygget Excel-viewer. Med Excel-vieweren får du adgang til og kan se regneark direkte på platformen for det virtuelle datarum uden plugins.
• Dybe analyser. Detaljerede oplysninger om sessionens varighed, hvor mange gange dine fortrolige dokumenter er blevet downloadet, vist eller udskrevet, og antallet af brugere, der har åbnet en bestemt fil, er en kilde til værdifuld indsigt, når du har med investorer, potentielle købere osv. at gøre.
• Smart søgning. En unik mekanisme giver dig mulighed for at søge i hele indholdet, og før du åbner dokumentet, viser den dig et fragment af det.

VDR-leverandørens omdømme

Et moderne udseende websted, rige funktioner, konkurrencedygtige priser og et løfte om fejlfri drift og non-stop support – hvad mere kan du forlange? Selv om dette måske er din drømmeleverandør af VDR, er det bedst at dobbelttjekke med uvildige kilder.

For at danne dig en uvildig mening om en leverandør anbefaler vi stærkt at læse anmeldelser og kundeudtalelser på pålidelige ressourcer som G2, Capterra eller Software Advice. Du er også velkommen til at tjekke vores dybdegående vurdering af de bedste udbydere af virtuelle datarum.

Er det værd at investere i et virtuelt datarum?

Uanset branche er lederens prioritet ultrapålidelig databeskyttelse og fuld kontrol over processerne. Og virtuelle datarum blev i modsætning til andre programmer skabt til dette. Så at investere i dette produkt er fordelagtigt for alle forretningsprocesser, da VDR-udbydere giver dig:

Førsteklasses sikkerhed

Mange eksperter mener med rette, at opbevaring af fortrolige oplysninger på en virksomheds servere eller konventionelle fildelingstjenester som Google Drive ikke kan sammenlignes med virtuelle datarum. Når alt kommer til alt, leverer moderne VDR-udbydere 24/7 beskyttelse, regelmæssige systemopdateringer og velkoordineret arbejde af anti-virusprogrammer for at forhindre alle risici.

Endelig og vigtigst af alt garanterer platformens overensstemmelse med internationale standarder en omfattende tilgang fra VDR-leverandørens side til sikkerhedsaspekter.

Praktisk og sikker dokumenthåndtering

Virtuelle datarum omfatter state-of-the-art værktøjer, der gør due diligence-processen, M&A, fundraising, IPO’er og andre virksomhedstransaktioner smidige. Disse operationer er kendt for at involvere store mængder følsomme dokumenter, og VDR’er tilbyder funktioner til at håndtere og beskytte dem effektivt. Som følge heraf er partnere, investeringsbankfolk og potentielle købere mere villige til at samarbejde, hvilket også er en stor fordel.

Fuldstændig kontrol over data og brugere

I modsætning til andre løsninger tilbyder virtuelle datarum banebrydende funktioner til granulære tilladelser og filsporing. Så for eksempel konfigurerer den administrative bruger for hver deltager funktioner til visning, redigering, udskrivning, deling af filer osv. og kan derefter nemt spore brugernes handlinger i realtid. Hvis den administrerende leder desuden bemærker mistænkelig aktivitet på platformen, kan årsagen spores med få klik.

Ekspertstøtte

De bedste udbydere af virtuelle datarum har et team af professionelle medarbejdere til at hjælpe kunderne 24/7. På den måde kan du og dine medarbejdere få operationel træning og hjælp til installation af software, upload af dokumenter, strukturering og løsning af tekniske problemer i fremtiden. Som du kan se, fortsætter samarbejdet med udbyderen efter installation af datarum i form af enorm støtte gennem hele arbejdsgangen og aftaleindgåelsen.

Afsluttende tanker

Selv om prisstrukturen for virtuelle datarum er forvirrende ved første øjekast, bliver den ganske gennemsigtig, hvis vi bryder den ned i mindre meningsfulde komponenter. Når man sammenligner forskellige planer, handler det om at vide, hvilke nøglefunktioner din virksomhed har brug for, og finde en pakke, der passer til dit budget.

Undervurder ikke værdien af anmeldelser af datarum, tag dig god tid, og husk: en gratis prøveperiode siger mere end tusind ord.