2023 Priser på virtuelle datarum: Hvor meget koster det at sikre dine data?

Ernst & Young’s CEO outlook survey har fundet, at IT-systemer er blandt de fem vigtigste drivkræfter for M&A-omkostninger i 2023. Virksomheder reducerer deres omkostninger betydeligt ved at bruge virtuelle datarum, hvis de vælger en fordelagtig prismodel for virtuelle datarum. 

Datarooms.org har undersøgt prisoplysningerne fra 116 udbydere af virtuelle datarum og delt resultaterne i denne artikel. Denne gang vil du lære om de seks prismodeller for datarum med prisklasser og gennemsnit. Læs videre for at opdage prissammenligningen for de 15 bedste udbydere af datarum og syv faktorer, der påvirker VDR-priserne. Til sidst kan du se fem forskellige metoder til at vælge VDR-priser og få en tjekliste med 16 spørgsmål til selvevaluering af VDR-valg.

Prismodeller for datarum

Leverandører af virtuelle datarum bruger flere prisstrukturer og varierer meget, når de fakturerer for deres virtuelle datarumsløsninger. Vi har analyseret prisstrukturen hos 116 udbydere af virtuelle datarum, hvoraf 72 har offentliggjort prisoplysningerne. 

Disse VDR-udbydere tager betaling pr. bruger, pr. side, pr. funktion, baseret på dokumentlagringskapacitet, eller tilbyder blandede planer, der kombinerer nogle af disse funktioner. Mange udbydere tilbyder også faste abonnementer;

For at træffe en informeret beslutning er det bedst at kende sine muligheder. Så her er detaljerede beskrivelser af prismodeller med gennemsnitstal baseret på 72 datarumsudbydere.

Faste planer (fast månedligt gebyr)

Faste abonnementer omfatter faste prisplaner med forudbestemte tjenester og produkter. Dette er den mest populære faktureringsmetode i den virtuelle datarumsverden i dag, og den tilbydes af 29 ud af 72 VDR-udbydere. Disse datarumsudbydere tager mellem 10 og 1.295 dollars om måneden eller i gennemsnit 241,87 dollars om måneden.

Det er værd at bemærke, at disse prisklasser er baseret på månedlige betalinger, mens mange VDR-leverandører tilbyder abonnementsrabatter under årlige planer.

VDR-leverandører kan blande og matche forskellige funktioner, som 10 GB lagerplads + et projekt + ubegrænsede brugere, og grænser med konkurrencedygtige priser, der passer til behovene i en gennemsnitlig virksomhed.

Mange VDR-udbydere tilbyder også tilpassede planer, der kan forhandles, til større virksomheder. Hvis du er en stor virksomhed med flere omfattende projekter i gang, vil du helt sikkert drage fordel af en løsning med ubegrænset lagerplads og datarum. 

Leverandøren af deal room vil sandsynligvis også tilbyde nogle ekstra fordele i form af personlig support, et mere sofistikeret system med roller til adgangskontrol og så videre.

Bedst til virksomheder: Alle typer virksomheder, da trinvise faste abonnementer passer til virksomheder af enhver størrelse.

Per bruger

Prismodellen pr. bruger indebærer et tilbagevendende månedligt gebyr baseret på antallet af datarumsbrugere. At betale for antallet af VDR-brugere er en af de ældste og enkleste muligheder, der findes. Samlet set opkræver 24 ud af 72 datarumsleverandører betaling pr. bruger. 21 udbydere tilbyder mellem 2,5 og 120 dollars pr. bruger pr. måned med et gennemsnit på 31,72 dollars for én bruger. De andre tre leverandører tilbyder månedlige abonnementer baseret på specifikke brugertal, mellem 500 og 1.000 dollars om måneden.

Hvis dine forretningstransaktioner involverer en intensiv udveksling af data, og du ved, hvor mange brugere der forventes, passer denne prismodel måske bedst til din virksomhed.

Bedst for business: Mindre virksomheder (under 100 ansatte) og startups, der bruger store datamængder.

Per side 

Prismodellen pr. side indebærer et månedligt abonnement baseret på antallet af dokumentsider, der behandles via datarummet. Denne prismodel ser ikke ud til at være populær, da kun fem ud af 72 leverandører tilbyder denne prismodel. Prisen varierer mellem 0,1 og 0,75 dollars pr. side, med et gennemsnit på 0,48 dollars pr. side eller 4.800 dollars pr. 10.000 sider (~ 1 GB).

Prisen pr. side inkluderer normalt muligheden for at købe ekstra kapacitet mod et ekstra gebyr. Derudover kan VDR-firmaer tælle sider forskelligt afhængigt af dokumenttyper, især ikke-PDF-filer. Derfor virker denne prismodel meget dyr og uforudsigelig i det lange løb.

Bedst for business: Virksomheder med et lille dokumentflow i korte aftaler, normalt under 1 GB pr. måned. Ellers kommer du til at betale betydeligt for meget sammenlignet med andre prismodeller.

Kapacitet til opbevaring af dokumenter

Prismodellen for lagerkapacitet indebærer et tilbagevendende abonnement baseret på de GB, der bruges i datarummet. Det er en sjælden tilgang, som repræsenteres af DealVDR by Finsight. Det koster 416 dollars pr. GB lagerplads, med ubegrænset antal administratorer og brugere.

En prismodel pr. GB kan være den bedste løsning, hvis dine onlinetilbud ikke genererer store mængder data som lyd- eller videooptagelser og andre store filer. Ellers er du nødt til konstant at opgradere din datalagring, hvilket kan medføre betydelige ekstraomkostninger.

Bedst for business: Firmaer, der hovedsageligt udveksler små tekstfiler.

Per funktion

Prismodellen pr. funktion omfatter et tilbagevendende abonnement baseret på håndplukkede produkter og tjenester, der er skræddersyet til specifikke behov. Kun to ud af 72 VDR-udbydere følger denne tilgang og tilbyder $92,25 og $184,5 pr. måned som startpriser. På grund af datarummets skalering kan du komme til at betale meget mere end det i det lange løb.

Bedst for business: Firmaer, der arbejder med korte aftaler under forudbestemte krav.

Blandede planer

Blandede planer er tilbagevendende abonnementer, der kombinerer funktioner fra faste planer og andre prismodeller. Sådanne VDR-udbydere tager i gennemsnit $337,3 om måneden. Nogle VDR-udbydere kan tilbyde lave abonnementer pr. bruger og pr. funktion og faste abonnementer på øverste niveau. I alt følger 11 ud af 72 VDR-leverandører denne fremgangsmåde.

Bedst for business: Små og mellemstore virksomheder med on-demand-aftaler og varierende krav.

Faktorer, der påvirker prisen på virtuelle datarum i 2023

Ved at sammenligne de følgende muligheder for virtuelle datarum kan du få en bedre forståelse af, hvad et virtuelt datarum koster, og hvad du får for pengene. På den måde kan du få tillid til, at det er en god investering, der gavner dit teams produktivitet og ydeevne.

Sikkerhed

Beskyttelse af følsomme data er rygraden i den virtuelle datarumsløsning og dens hovedformål. Derfor er dette det vigtigste kriterium for potentielle brugere at sammenligne. Og her er, hvad du skal kigge efter på listen over sikkerhedsfunktioner:

• 256-bit kryptering
• Avanceret to-faktor-autentificeringsprocedure
• Dynamisk vandmærkning
• Muligheder for gendannelse af data
• Overholdelse af internationale sikkerhedscertificeringer
• Sikker opbevaring af fortrolige oplysninger

Værktøjer til dokumenthåndtering

Ud over sikker datalagring og -udveksling bør du have praktiske værktøjer til datahåndtering, dvs. upload, download, strukturering, flytning, sletning, redigering osv.

• Bulk upload
• Træk og slip
• Automatisk indeksering
• Udvidet dokumentsøgning
• Understøttelse af mange dokumentformater
• Fjernstyret makulering
• Versionskontrol
• Indbygget elektronisk signatur

Projektledelse

Udover at give dokumentsikkerhed og funktioner til håndtering af følsomme dokumenter, tilbyder datarum også projektstyring gennem hele livscyklussen. Derfor får teams integrerede funktioner til at forenkle og strømline arbejdsgange og kommunikation inden for teamet og til at håndtere flere aftaler samtidigt.

For eksempel har de altid adgang til virksomhedskatalogerne i datarummet, opgaver tildelt deltagere, alle anmodninger fra andre parter, due diligence-dataanmodninger, alle digitale dokumenter inkluderet i tjeklisten, integrationer og milepæle.

Mængden af lagerplads

Det er vigtigt at have nok lagerplads i skyen til intens informationsudveksling under handlen og integrationen efter fusionen. Med hensyn til lagerplads skal du sigte efter din virksomheds behov, men det er vigtigt at have mindst 10 GB (100-500 GB er bedre) til langsigtet samarbejde.

Antallet af brugere

M&A handler involverer mange deltagere, fra topledere, bestyrelsesmedlemmer, finansdirektører og administrerende direktører til advokater, investeringsbankfolk og andre rådgivere;

Harvard Business Review har fundet ud af, at virksomheder bruger over 40 milliarder dollars på rådgivere årligt, og det er mange brugerlicenser i datarummet. Derfor er det bedre at sigte efter planer, der tilbyder ubegrænsede brugere og administratorer;

Muligheder for branding

Employer branding hjælper med at rekruttere nye folk, reducere ansættelsesomkostninger og forbedre medarbejdernes engagement, ifølge Entrepreneur. 

De samme regler gælder for digital branding, herunder virtuelle datarum. Derfor er det bedre, når et datarum har følgende brandingmuligheder:

• Tilpassede NDA’er og andre aftaler
• Virksomhedslogoer og farvetemaer
• Invitations-e-mails, der kan tilpasses
• Tilpasbare sidehoveder og sidefødder

Avancerede funktioner 

Dette funktionssæt er ikke indbygget i alle VDR-udbydere, men har en meget positiv indvirkning på arbejdsgange og samarbejde:

• Opgavestyring. Teamet bliver mere organiseret med muligheden for at tildele opgaver og spore deres fremskridt af lederen. Derudover er hvert teammedlem opmærksom på opgaver og deadlines og kender deres roller og ansvar i projektet.
• Slack-integration. Denne integration gør workflows mere teambaserede, hvilket resulterer i optimering af dokumentdeling og beskeder. Men hvis softwaren til det virtuelle datarum i sig selv indeholder mange funktioner til disse processer, ændrer Slack-integrationen intet.
• Indbygget Excel-viewer. Med Excel viewer kan du tilgå og se regneark direkte på platformen for det virtuelle datarum uden plugins.
• Dybe analyser. Detaljerede oplysninger om sessionens varighed, hvor mange gange dine fortrolige dokumenter er blevet downloadet, vist eller udskrevet, og antallet af brugere, der har åbnet en bestemt fil, er en kilde til værdifuld indsigt, når du har med investorer, potentielle købere osv. at gøre.
• Smart søgning. En unik mekanisme giver dig mulighed for at søge gennem hele indholdet, og før du åbner dokumentet, viser den dig et fragment af det.

Hvordan vælger man den mest fordelagtige prismetode for datarum?

Du kan følge denne vejledning med spørgsmål til selvevaluering for at vælge den mest omkostningseffektive prisfastsættelsesmetode for datarum.

Beskriv dine behov

Du bør først skitsere dine krav, herunder typen af aftale, varigheden af brugen af datarummet, antallet af brugere osv. Det vil hjælpe dig med at forme det ideelle datarum til dine behov. Tjek følgende spørgsmål:

1. Hvad skal jeg bruge datarummet til?
   Eksempel: M&A, opbevaring af dokumenter, dagligt samarbejde.
2. Hvor mange brugere skal jeg bruge til dette?
   Eksempel: 20, 30, 50 brugere eller en hel virksomhed.
3. Hvilke typer dokumenter vil jeg gemme i datarummet?
   Eksempel: Videoer, PDF’er, billeder og tekstfiler.
4. Hvor meget lagerplads har jeg brug for til disse dokumenter?
   Eksempel: 1 GB er 30 minutters HD-video, 600 HD-billeder og 10.000 dokumenter.
5. Hvilke VDR-funktioner har jeg brug for til dette?
   Eksempel: Hurtig upload, 256-bit kryptering, granulære tilladelser osv.

Definer dit budget for datarummet

Det vil være lettere at vælge den bedste prismodel for datarum til dine behov, hvis du estimerer budgettet for dit projekt. Tjek følgende spørgsmål:

6. Hvor meget kan jeg bruge på datarummet i forhold til mine behov og projektets varighed?
   Eksempel: 2.500 dollars i tre måneder, 15.000 dollars om året.
7. Hvor meget kan jeg afsætte til omkostninger til skalerbare datarum?
   Eksempel: 5.000 dollars i ekstra omkostninger om året.
8. Hvordan er mit traditionelle projektbudget sammenlignet med et datarumsbudget?
   Eksempel: 50.000 dollars mod 20.000 dollars.

Sammenlign udbydere af virtuelle datarum

Når du har fastlagt dine krav til datarummet og dit budget, kan du se, om datarumsudbydernes prispolitik matcher dem. Tjek følgende spørgsmål til selvevaluering:

9. Hvilken prismodel tilbyder en VDR-udbyder?
10. Opfylder denne VDR-udbyder mine projektkrav?
11. Opfylder denne VDR-udbyder mine sikkerhedskrav?
12. Tilbyder denne udbyder ubegrænset antal brugere, administratorer og lagerplads?
13. Hvor dyre er mulighederne for skalering af datarum hos denne VDR-udbyder?
14. Tilbyder denne udbyder en gratis prøveperiode?
15. Tilbyder denne udbyder tilpassede planer baseret på kundens behov og krav?
16. Er der virkelige anmeldelser af denne datarumsudbyder?

Forhandle med udbydere af datarum

Det er muligt at forhandle specifikke betalingsbetingelser og funktioner under VDR-prisplaner. For eksempel opkræver nogle datarumsudbydere ikke noget, før et projekt går live. Du kan kommunikere dine behov og aftale lavere priser end officielt angivet.

Søg efter kampagner og rabatter

Du kan tjekke for rabatter og kampagner. Mange udbydere af datarum tilbyder op til 45 % i årlig rabat, velkomstrabatter og særlige tilbud på bundlede tjenester. Du kan også følge datarumsudbydernes hjemmesider gennem henvisningsprogrammer, der tilbyder prisfald for tilknyttede kunder.

Beslut dig for den bedste prisfastsættelsesmetode

Lad os nu beregne omkostningerne ved et datarumsprojekt med følgende parametre baseret på gennemsnitspriser for VDR-udbydere i vores forskning:

• 30 brugere
• 10 GB sikker lagring af filer
• 6 måneders varighed

VDR-leverandørens omdømme

En moderne hjemmeside, mange funktioner, konkurrencedygtige priser og et løfte om fejlfri drift og non-stop support – hvad mere kan man bede om? Selvom det måske er den VDR-udbyder, du drømmer om, er det bedst at dobbelttjekke med uvildige kilder. 

For at danne en upartisk mening om en leverandør, anbefaler vi stærkt at læse anmeldelser og kundeudtalelser på pålidelige ressourcer som G2, Capterra, eller Software Advice. Du er også velkommen til at tjekke vores dybdegående vurdering af de bedste udbydere af virtuelle datarum.

Er det værd at investere i et virtuelt datarum?

At investere i en virtuel datarumsløsning gavner alle forretningsprocesser, da VDR-udbydere giver dig:

• Sikkerhed i topklasse. Moderne VDR-udbydere leverer 24/7-beskyttelse, regelmæssige systemopdateringer og velkoordineret arbejde med antivirusprogrammer for at forhindre alle risici. Overholdelse af internationale standarder garanterer, at VDR-leverandøren har en omfattende tilgang til sikkerhedsaspekter. 
• Komfortabel fildeling og dokumenthåndtering. Virtuelle datarum omfatter avancerede værktøjer, der strømliner due diligence-processen, M&A, fundraising, IPO’er og andre virksomhedstransaktioner. M&A workflows, beskedværktøjer, drag-and-drop upload, redigering og engagementsrapporter hjælper partnere, investeringsbankfolk og potentielle købere med at fremskynde handler.
• Fuld kontrol over data og brugere. Virtuelle datarum tilbyder banebrydende funktioner til granulære tilladelser og filsporing. Administratorer kan konfigurere funktionerne til visning, redigering, udskrivning, deling af filer osv.
• Ekspertsupport. De bedste udbydere af virtuelle datarum har et team af fagfolk ansat til at yde 24/7 teknisk support og onboarding-assistance.

Det vigtigste at tage med

Datarooms.org’s undersøgelse af 116 udbydere af datarum fandt seks prismodeller, herunder faste, per-bruger, per-side, per-funktion, per-GB og blandede planer.

De vigtigste faktorer, der definerer priserne på datarum, er sikkerhed, datarummets funktioner, lagerkapacitet, antal brugere og brandingmuligheder;

Det er afgørende at finde den bedste prismetode, da det giver dig mulighed for at spare IT-omkostningerne i din aftale og forbedre arbejdsgangene med det mest fordelagtige datarum;

Når du vælger en prisplan for datarum, skal du definere dine behov og budgetter, bruge sammenligning af omkostninger til virtuelle datarum og forhandle rabatter. Undervurder ikke værdien af virkelige anmeldelser af virtuelle datarum, tag dig god tid, og husk: en gratis prøveperiode siger mere end tusind ord.

Category

Blog

FAQ