Virtuelle datarum til due diligence: fordele og kriterier

Due diligence er den proces, der er nødvendig for at kontrollere alle vigtige fakta og finansielle oplysninger samt alle de data, der er nævnt i forbindelse med en M&A-aftale eller investeringsproces. Før en transaktion afsluttes, udføres due diligence for at sikre, at køberen ved præcis, hvad han/hun køber.

Due diligence har til formål at udstyre køberen med alle de oplysninger, som de har brug for til at træffe den rigtige beslutning. Hvis due diligence-holdet finder problemer, skal de beslutte, om de skal opgive handlen eller ændre den. Men hvis alt ser okay ud, kan køber og sælger fortsætte med transaktionen.

I M&A-transaktioner giver due diligence køberen mulighed for at kontrollere og verificere relevante oplysninger om den virksomhed, som han/hun ønsker at overtage. For at hjælpe med denne opgave har virksomheder brug for et ordentligt virtuelt datarum, og i denne artikel vil vi dække alt, hvad du behøver at vide om virtuelle datarum til due diligence.

data room due diligence

Hvad er et datarum til due diligence?

Et due diligence-datterum er et sikkert cloud-lagerrum, hvor mange parter i M&A-aftaler kan dele nødvendige dokumenter og følsomme data. Det kan hjælpe med opbevaring og udveksling af vigtige kommercielle, juridiske og finansielle papirer, som kan vises potentielle investorer til gennemsyn og analyse før starten af et partnerskab.

Efter sælgers tilladelse og underskrivelse af NDA’en kan investorer og potentielle købere ganske enkelt få adgang til due diligence-datterummet. I sammenligning med et standarddatarum er et innovativt og opdateret valg fleksibelt, økonomisk og nyttigt.

Administratoren kan give adgang til de væsentlige dokumenter til flere autoriserede brugere, og hver brugers grad af adgang styres af administratoren. Dataene i det virtuelle datarum kan uploades og downloades af administratoren.

Hvorfor bruge virtuelle datarum til due diligence?

Due diligence-processen involverer flere personer, der arbejder med et utal af fortrolige dokumenter og følsomme data fra starten af forretningstransaktioner til deres integration efter fusionen. Uden de rette forholdsregler kan denne fase af fusionen og overtagelsen i alvorlig grad kompromittere datasikkerheden.

Det er her, at software til virtuelle datarum kommer ind i billedet. Det giver et sikkert miljø for flere parter til at gemme og distribuere nødvendige dokumenter og oplysninger.

Et virtuelt datarum sikrer databeskyttelse på højt niveau og letter en smidig kommunikation og sikker udveksling af dokumenter mellem parterne på sælgersiden og købersiden. De rette personer får let adgang til relevante data og kan dele rapporter og fremskridt uden at bekymre sig om databrud.

En cloud-løsning med et virtuelt datarum er med til at sikre, at due diligence bliver udført grundigt og hurtigt. Ud over de ovennævnte grunde bruger fagfolk virtuelle datarum til at:

Beskytte deres data og intellektuelle ejendom

Med det virtuelle forhandlingsrum har du til enhver tid kontrol over dine data. Ved hjælp af tilladelsesbaserede brugerroller kan du specifikt administrere brugeradgang og hvem der kan se de data, du indsender. For at øge sikkerheden kan du hurtigt sætte vandmærke på alle papirer med et tidsstempel, navn og e-mail-adresse.

Alle brugere skal underskrive en fortrolighedsaftale, før de kommer ind i forhandlingsrummet, så du kan være tryg ved at vide, at dine fortrolige oplysninger er sikre.

Maksimér succesen med handlen

Deal room gør det også nemt at opbygge en auktionslignende atmosfære, der driver handler, og giver dig synlighed i datarumsaktiviteter via audit trail-rapportering og giver dig mulighed for at få et bedre billede af, hvem der rent faktisk er interesseret i din transaktion baseret på deres adfærd på platformen. Dette er virkelig fordelagtigt for sælgere.

Fremskynde hele processen

Due diligence og handelsskabelse kan være tidskrævende, men mulighederne i et datarum kan være med til at fremskynde tingene. Til at begynde med er det virtuelle datarum brugervenligt, og selv de, der er helt nye til at bruge det, behøver ofte ingen uddannelse eller forklaring; det sparer tid for begge parter.

For ikke at tilføje, at det tager mindre end 15 minutter at oprette et virtuelt forhandlingsrum fra start til slut. Derefter er du klar til at gå i gang.

Spar på virksomhedens værdifulde ressourcer

Et traditionelt datarum kan være forbundet med et stort prisskilt og skjulte omkostninger, mens et virtuelt datarum lader dig vide præcis, hvad du går ind til. Du skal kun betale en fast afgift, som dækker ubegrænset lagerplads og brugere efter eget valg. Der er ingen overraskelser her.

due diligence data room

Kriterier, der skal overvejes, når du vælger et virtuelt datarum til due diligence

Ikke alle virtuelle datarum er lige gode. Du skal være meget opmærksom på de funktioner, der er nødvendige for at sikre en vellykket due diligence-proces.

Sikkerhed

For at forhindre brud på datasikkerheden skal du vælge et datarum til due diligence, der tilbyder avanceret datasikkerhed og digital rettighedsstyring. Det skal sikre dokumentbeskyttelse med funktioner som 256-bit-kryptering, fjernmakulering, automatisk vandmærkning, begrænset visningstilstand, sikker visning af regneark, detaljerede adgangspolitikker og antivirusbeskyttelse.

Fuld adgangskontrol er et must. Det er afgørende at kunne tildele adgang på baggrund af jobtitel og opgaver. Hvis ikke, kan fortrolige oplysninger læses af personer, der ikke har nogen forbindelse til dem. Det er ikke altid tilfældet, og det kan have ugunstige konsekvenser.

Datarummet bør give brugerne en unik rettighedsprofil, der kun giver adgang til bestemte filer og mapper. Det bør også spore brugernes aktiviteter og levere revisionslogfiler.

Overholdelse af sikkerheden

Men hvordan sikrer du dig, at udbyderne af diligence datarummet er så sikre, som de hævder at være? Lad tilstedeværelsen af det internationale tredjepartscertificeringsprogram tale for sig selv. Vælg et virtuelt datarum, der er ISO27001-certificeret, SSAE 16-certificeret, HIPAA-certificeret og SOC2-kompatibelt. De bør også overholde internationale standarder, såsom OWASP og Microsoft Secure Development Lifecycle.

Brugervenlighed

Gør det nemt for brugere med forskellige faglige baggrunde og teknologisk viden at bruge datarummet til due diligence. Det virtuelle datarum bør have en intuitiv grænseflade, der sikrer, at alle kan bruge det og nemt få adgang til de nødvendige filer uden at kræve intensiv træning.

Datarummet skal være tilgængeligt fra alle enheder. Det bør heller ikke kræve plug-ins eller fancy software og skal være kompatibelt med Windows, macOS, Android og iOS. Desuden skal det have en responsiv brugergrænseflade, der fungerer problemfrit på mobile enheder.

Flersproget understøttelse

Dit due diligence-team kan omfatte personer af forskellige nationaliteter. Sørg for, at dit virtuelle datarum har de nødvendige flersprogede funktioner til at imødekomme brugere med forskellige etniske og geografiske baggrunde. Dette er især afgørende for grænseoverskridende M&A-aftaler, og derfor vil et datarum til M&A være afgørende.

Integreret Q&A og chat

Due diligence-processen omfatter komplekse transaktioner, der kan give anledning til mange spørgsmål. Gør udvekslingen let ved at vælge et virtuelt datarum, der giver en effektiv måde at stille spørgsmål og give svar på. Datarummet til due diligence bør også muliggøre sikre chats for problemfri kommunikation.

Gratis demo

En af de bedste måder at sikre, at du bruger det bedste datarum til due diligence til dine behov, er ved at bruge det. Du vil måske gerne give platformen en prøve, før du forpligter dig til den, og en gratis demo giver dig mulighed for at gøre netop dette.

Når du skal vælge en perfekt udbyder af et virtuelt datarum, kan du vælge mellem de bedste datarum, som vi har udvalgt grundigt ud fra forskellige kriterier.

Hvordan bruger man et due diligence-datterum?

At importere en på forhånd udarbejdet anmodningsskabelon er den enkleste måde at komme i gang med et due diligence-datterum på. Datarummet og mappestrukturen leveres og struktureres automatisk, når du allerede har en færdiglavet skabelon.

Brugerne kan derefter begynde at opfylde anmodninger ved at trække og slippe de nødvendige filer ind på platformen. De kan også uddelegere arbejdsopgaver, chatte med andre brugere og invitere nye personer ind i rummet.

For at komme i gang med et datarum skal du følge disse trin:

  1. Find den bedst egnede leverandør af datarum til due diligence. At finde den bedste datarumsudbyder til dit projekts behov blandt snesevis af datarumsleverandører er det mest tidskrævende aspekt ved oprettelsen af et datarum til due diligence-undersøgelse. Prisstrukturerne, funktionaliteten og anvendelseskategorierne for udbydere af virtuelle datarum er forskellige. Selv om alles første reaktion er at foretage et valg baseret på prisfastsættelse, bør det virkelig være det sidste aspekt, der skal overvejes. Koncentrer dig i stedet om den unikke værdi, som hver enkelt udbyder kan tilføre din virksomheds strategi for indgåelse af aftaler.
  2. Vælg en passende plan. Den bedste løsning er at vælge software, der opkræver en fast pris for sine tjenester. Du vil have større fleksibilitet til at administrere filer, samarbejde med andre personer og gennemføre alle faser af dit projekt på denne måde. Vælg en plan baseret på den mængde data, du ønsker at gemme i datarummet, og størrelsen af din transaktion. Jo større antal personer og data, der er involveret, jo højere er prisen.
  3. Start en gratis prøveperiode, og få tjeklisten til due diligence af datarummet. Anmod om en tjekliste for datarumets diligence fra din udbyder, så du kan samle alle relevante oplysninger på forhånd og skabe et logisk datarumslayout. Du vil tilføje, fjerne og ændre filerne i datarummet efterhånden som handlen skrider frem. Det er dog som regel en god idé at starte med et på forhånd designet dokumentflow.
  4. Sørg for, at den automatiske mappestruktur er korrekt og let at forstå. Lav en oversigt over dit due diligence datarum ved hjælp af checklisten for due diligence. Foretag derefter de nødvendige ændringer afhængigt af den specifikke karakter af din virksomheds stil.
  5. Begynd med at uploade dokumenter. Overfør dine data til datarumssoftwaren, når alle mapper og undermapper er klar. Vær meget opmærksom på dokumenternes navn og den rækkefølge, som de vises i hver mappe.
  6. Tilføj brugere, og tildel opgaveroller, forfaldsdatoer og prioritet. Opsæt avancerede tilladelser til hver enkelt part i handlen for at kontrollere adgangen, og send invitationer til flere brugere til det virtuelle datarum for due diligence-undersøgelser. Brug en funktion til brugerudtalelse for at sikre, at alle har adgang til de oplysninger, de har brug for, og for at dobbelttjekke sikkerheden af følsomme dokumenter.

Fordele ved at bruge virtuelle datarum til due diligence-undersøgelser i stedet for fysiske datarum

Mange virksomheder, der bruger datarum til due diligence, bemærker en forbedring af virksomhedens produktivitet, hvilket resulterer i bedre resultater af handlerne. Et pålideligt virtuelt datarum giver følgende fordele:

Datasikkerhed

Datarumssoftware skal opfylde strenge sikkerheds- og overensstemmelsesstandarder, herunder SOC 1, SOC 2 Type II, HIPAA/ITAR, ISO 27001 og andre. Når du vælger et virtuelt datarum til due diligence, er det værd at tjekke alle sikkerhedscertificeringer på udbyderens officielle websted.

Når du sammenligner et fysisk datarum med et virtuelt datarum, vil du bemærke en betydelig forskel i sikkerhedsniveauet. Menneskelige og mekaniske fejl er ikke tilladt i online datarum. Desuden giver internetløsninger organisationen mulighed for at regulere, hvem der har adgang til det virtuelle datarum til due diligence og dets fortrolige data under diligenceprocessen.

For at sikre, at de vigtige papirer, du indsender, er fuldstændig beskyttet, bruger udbydere af virtuelle datarum ekstremt høj sikkerhedsteknologier, herunder datakryptering og aktivitetssporing. Det er vanskeligt for andre parter at udskrive, kopiere eller ændre visse dokumenter uden din godkendelse.

Tilgængelighed

Et online datarum til due diligence-undersøgelser er et brugervenligt valg, der gør det lettere at styre din virksomhed. Du behøver ikke at tage på kontoret for at underskrive nogle papirer eller se transaktionsoplysningerne.

Virtuelle datarumstjenester er tilgængelige til enhver tid 24/7. Datarummet indeholder fremragende filhåndteringsværktøjer, såsom træk-og-slip-filopload, hvilket fremskynder uploadprocessen. Der er andre funktioner, der gør dokumenthåndteringen mere effektiv, herunder en indbygget fillæser, søgning i dokumenter og indeksering.

En af de vigtigste fordele ved det virtuelle datarum er dets tilstedeværelse på en pålidelig og sikker server, som sikrer sikker internetadgang 24 timer i døgnet, syv dage om ugen.

Enkel dokumentstyring

Efterhånden som teknologien udvikler sig, bliver softwareløsninger uundgåeligt mere brugervenlige. Folk, der bruger det virtuelle datarum til due diligence, vil have forskellige grader af computererfaring, og derfor er det afgørende, at proceduren er så enkel som muligt for alle.

I bund og grund gælder det, at jo lettere det er at håndtere dokumenter, jo hurtigere vil købet gå fremad. At skære tid ud af due diligence-processen hjælper med at afslutte alle slags handler.

Pris for service

Nogle mennesker antager, at due diligence datarum kun er tilgængelige for store organisationer. Kunderne vil på den anden side betale mindre for denne tjeneste, end de ville betale for fysisk opbevaring. Som følge heraf er en anden fordel ved at vedtage platformen omkostningerne. Organisationen og udbyderen drøfter det nødvendige sæt af funktioner og prisfastsættelsen.

Fleksibilitet

Bortset fra de nævnte karakteristika vil langt de fleste udbydere af virtuelle datarumstjenester også give hjælpsomme optegnelsesaktiviteter og en række andre funktioner, som alle vil bidrage til at gøre det lettere for brugerne af datatjenesten.

I de virtuelle datarum kan du holde styr på alle teammedlemmers log on- og off-aktiviteter. Du kan også observere, hvor lang tid de besøgende brugte på at se en side, og hvilket indhold der fik mest opmærksomhed. Du kan også bruge sporingsfunktioner til bedre at organisere aktiviteter og overvåge projektets fremskridt.

Fuld dokument- og aktivitetskontrol

For investorer er der en lavere risiko. Konstant adgang til dokumenter er et uundgåeligt aspekt af et effektivt samarbejde. De væsentlige data kan til enhver tid ses af investoren. Som følge heraf er et af de primære mål med datarums due diligence at reducere risikoen og sikre et sikkert samarbejde baseret på gensidig tillid og forståelse.

Organisationer fortsætter med at bruge fildelingstjenester. De anvendes til engangstransaktioner såvel som på regelmæssig basis. Det følgende materiale giver et hurtigt overblik over datarum og forklarer, hvorfor den nye software dominerer markedet.

Gennemsigtig og effektiv kommunikation

Digitale kommunikationskanaler er vokset frem, mens live-diskussioner er trådt i baggrunden. Mens andre hævder, at virtuel aftaleindgåelse aldrig vil kunne erstatte et håndtryk, har mange virksomheder tilpasset sig og hilst det nye paradigme velkommen.

Jo mere der kan gøres i det virtuelle datarum med henblik på due diligence, jo bedre. Dette omfatter afsendelse og modtagelse af beskeder samt video- og lydopkald. Kommunikationsværktøjerne bør være lige så enkle og ligetil som resten af datarummets muligheder.

Opsummering

I den nuværende digitale verden er det ikke længere nødvendigt at bruge et fysisk datarum. Under kritiske forretningsaftaler eller transaktioner er menneskelige fejl og automatisk skabte fejl ikke mulige.

Due diligence virtuelle datarum, der tilbydes af førende udbydere, er fuldstændig automatiserede og kræver ingen menneskelig indgriben for at fungere. Datarummet, som er helt sikkert og trygt, vil give dig mulighed for at gemme, undersøge og udveksle vigtige oplysninger med potentielle investorer på den mest fordelagtige og effektive måde.

Besøg hovedsiden for at sammenligne og vælge en af de bedste datarumsudbydere til due diligence-aftaler.

TOP 3 Data Rooms
1. iDeals
ideals
Se profil
2. Intralinks
intralinks
Se profil
3. Merrill
merrill logo
Se profil
To top