Teknologi til virtuelle datarum er et uundgåeligt element i enhver forretningstransaktion. Virksomheder af alle størrelser bruger datarum som virksomhedsopbevaringsrum, kommunikationsplatforme og værktøjer til strategiske beslutninger.
Et velvalgt elektronisk datarum tilbyder et hidtil uset niveau af sikkerhed, funktionalitet og alsidighed. Dealmakere har nu ubegrænsede muligheder for at udnytte sofistikerede værktøjer og foruddesignede arbejdsgange og behandle enhver transaktion hurtigere.
Som følge heraf har den øgede bekvemmelighed og tilgængelighed af virtuelle datarum gjort det fysiske datarumkoncept næsten forældet i alle brancher.
Et virtuelt datarum (eller virtual data room) er en online platform, der kombinerer cloud-lagring med forskellige instrumenter til transaktioner med store indsatser. Et digitalt datarum kan være særligt fordelagtigt for processer, der involverer store dokumentationsmængder, da det fungerer som et eksternt virksomhedsdepot.
Et online virtuelt datarum kan også fungere som en samarbejdsplatform for daglige operationer, bestyrelsesledelse og alle projekter, der kræver samtidige bidrag fra flere parter. Nogle af de mest almindelige eksempler på anvendelser af virtuelle datarum er fusioner og virksomhedsovertagelser, due diligence-undersøgelser, porteføljeforvaltning og kapitaltilførsel.
Ifølge vores undersøgelser har data room masser at tilbyde små, mellemstore og store virksomheder på tværs af mange sektorer. Baseret på den seneste indtagelse er der dog flere brancher, som er mest afhængige af software til virtuelle datarum.
Nedenfor er de primære brugssituationer for virtuelle datarum angivet i popularitetsrækkefølge.
Fusioner og opkøb er afgørende for vækst og udvikling af alt fra små virksomheder til store koncerner. Desuden er mange brancher, f.eks. nystartede teknologivirksomheder, udelukkende afhængige af at blive overtaget som deres exitstrategi eller som en vigtig milepæl.
Den største udfordring ved enhver M&A-transaktion er en grundig due diligence. Deltagerne i en handel skal gennemgå enorme mængder dokumenter inden for relativt stramme tidsrammer.
Virtuelle data room hjælper med at skabe fleksible og veludstyrede miljøer, hvor man kan få adgang til de nødvendige filer inden for få sekunder, hvilket gør det muligt at træffe vigtige beslutninger hurtigere. Både butiksfirmaer og virksomheder nyder godt af den universelle tilgængelighed og de automatiserede løsninger, som moderne datarumsløsninger tilbyder.
Meget profilerede fonde og private equity-selskaber har typisk med mange fortrolige data at gøre. Dette kræver øget sikkerhed og intern gennemsigtighed. Virtuelle datarum leverer adskillige værktøjer til enhver proces fra kapitalfremskaffelse til investeringsrådgivning ved at sikre brugerdata og give adgang til forskellige analyser.
Advokater og advokatfirmaer skal overholde strenge regler for at sikre legitimiteten af deres praksis. Og samtidig er der mange følsomme dokumenter og private oplysninger, som de skal passe på.
Det betyder, at den juridiske sektor er en af de første til at drage fordel af de førende funktioner i branchen for virtuelle data room som f.eks. kryptering, adgangskontrol og fjernhentning.
Som finansielle institutioner, der primært arbejder på rådgivningsbasis, har investeringsbanker brug for softwareløsninger, der kombinerer enkel kommunikation med datalagring på højt niveau. Investorbanker bruger datarum til at indsamle oplysninger, udføre due diligence, præsentere mål for potentielle købere og bistå med integration efter transaktionen.
Ud over avanceret sikkerhed giver data room også investeringsbanker mulighed for at holde deres aktiviteter organiseret ved at forbedre medarbejdernes ansvarlighed og strømline rapporteringen.
Sundhedssektoren er en anden sektor, der har med stigende mængder fortrolige data at gøre, f.eks. patientoplysninger, forskningsresultater m.m. Hvis disse data ikke sikres, kan det resultere i spionage fra konkurrenter eller endog en retssag i stor stil.
Ud over at hjælpe deres brugere med at beskytte følsomme filer hjælper datarummet dem med at navigere i komplekse, tidskrævende procedurer som f.eks. licensering. Ved at opbevare al den nødvendige dokumentation i ét centralt rum kan virksomheder få de nødvendige licenser meget hurtigere.
Ejendomsfirmaer anvender virtuelle datarum til at administrere porteføljer, kommunikere med potentielle investorer og overvåge langsigtede projekter. Værktøjer til data room gør det muligt for virksomheder at anlægge en informeret tilgang til ejendomshandel og forenkle dokumenthåndteringen.
Og arkivkapaciteterne skaber en nem at navigere i alle tidligere udviklingsmæssige og finansielle transaktioner, hvilket gør det meget nemmere at finde dokumenter i forbindelse med transaktioner med stor indsats.
Investorer bruger virtuelle datarum som en strategisk platform, hvor de sammenligner muligheder, anmoder om de nødvendige dokumenter og udfører due diligence-undersøgelser. Vellykkede handler kan derefter overføres til datarummets porteføljeafsnit.
Samtidig kan nystartede virksomheder anvende virtuelle datarumsløsninger til at markedsføre deres virksomhed, organisere virksomhedsudvikling og forberede sig på opkøb, fusioner eller andre større overgange.
Når organisationer indgiver en ansøgning om børsintroduktion, skal de indsamle en lang række dokumenter til indgivelse. Mange af disse filer er yderst fortrolige og kræver et ekstra sikkerhedsniveau. Desuden kræver IPO-processen ofte en tredjepartskonsulent, hvilket gør samarbejdsfunktioner i datarummet uundværlige.
Uovertrufne niveauer af sikkerhed for fortrolige dokumenter
Ukompliceret organisering og distribution af dokumenter
Centraliseret arbejdsområde med gennemsigtige arbejdsgange og forbedret ansvarlighed
Omkostningseffektivitet sammenlignet med traditionelle datarum
Funktionelle løsninger til samarbejde og beslutningstagning på afstand
Hurtigere behandling af transaktioner, fra due diligence til integration
Investering i et data room sikrer virksomhedens image som pålidelig og fremsynet
Alsidig adgang til data og personer
Ubegrænsede muligheder for alle projekttyper
Datarum kræver typisk ikke yderligere hardware eller plug-ins
Muligheder for at udnytte udbyderens ekspertise og rådgivning
Forbedret kommunikation med indbyggede chats, Q&A, videoopkald osv.
Datasikkerhed er den vigtigste bekymring for alle moderne virksomheder. Kravet om en konstant opdateret og jernhård beskyttelse får virksomheder til at betro deres fortrolige data til virtuelle data room. Avanceret datarumssoftware sikrer, at brugernes filer ikke bliver kompromitteret på flere niveauer.
Velrenommerede datarumsudbydere sikrer, at deres produkt overholder branchedikerede sikkerhedsstandarder. Den bedste måde at se, om en udbyder tager sikkerheden alvorligt, er at kigge efter certificeringer som ISO 27001, HIPAA og SOC 2.
Det næste niveau af databeskyttelse er at kontrollere, hvem der kan få adgang til dataene, og hvordan de er autoriseret til at interagere med dem. Sikker fildeling i virtuelle data room sikres ved at tildele specifikke privilegier baseret på hver enkelt brugers rolle.
Denne kategori af sikkerhedsforanstaltninger er med til at beskytte følsomme data, overvåge alle interaktioner og forhindre interne lækagetrusler.
Ud over at sikre, at fortrolige data kun kan tilgås af bestemte brugere, kan administratorer tildele yderligere beskyttelseslag. Nogle eksempler på dokumentsikkerhed omfatter tilladelser til kun at se dokumenter, NDA-pop-ups og detaljerede aktivitetsspor.
Ud over filbeskyttelse giver virtuelle datarum mulighed for sikker informationsudveksling ved at skabe et sikkert miljø for alle typer kommunikation. Brugerne kan f.eks. vælge at danne grupper og drøfte visse emner privat, mens alle deres interaktioner er krypteret.
Et betroet data room er en sikker platform, der giver brugerne mulighed for at opbevare og administrere deres følsomme dokumenter med tillid. Det vigtigste aspekt er at vælge en udbyder, der leverer det nødvendige sikkerhedsfunktionssæt og overensstemmelsesniveau.
Virtuelle datarum tilbyder deres brugere en ubegrænset rækkevidde af muligheder. Der er dog flere nøglefunktioner, som giver mest værdi, som beskrevet nedenfor.
Virtuelle datarum giver brugerne mulighed for at få nem adgang til dokumenter fra enhver enhed eller placering. Digitale rum eliminerer behovet for at opbevare fysiske kopier, hvilket reducerer omkostningerne og indsatsen ved at føre et traditionelt arkiv. Yderligere funktioner, der løfter brugernes oplevelse af dokumenthåndtering, omfatter bl.a:
Et godt designet data room vil have flere adgangsniveauer, som bestemmer, hvilke typer data hver bruger kan hente, og hvilke handlinger de kan udføre. Andre funktioner, der hjælper med at administrere brugere, er:
Brugere af virtuelle datarum kommer fra alle mulige tekniske baggrunde, hvilket betyder, at softwaren skal være ligetil nok til, at alle kan bruge den effektivt. To hovedaspekter af avanceret brugervenlighed er en intuitiv grænseflade og en alsidig implementering, som omfatter kompatibilitet med alle operativsystemer, herunder Windows, Linux og macOS.
Andre funktioner, der forbedrer brugeroplevelsen, omfatter:
Aktivitetssporing og rapportering gør det muligt at undersøge det nøjagtige antal brugere, der har interageret med specifikke dokumenter, evaluere deres engagement og omdirigere arbejdsgangen om nødvendigt. Følgende rapportfunktioner understøtter dealmakers mest:
Virtuelle data room muliggør flere niveauer af effektiv fjernkommunikation. Med den rette teknologi kan brugerne drøfte forretningsspørgsmål via chats, opkald, e-mails og meget mere. Typiske funktioner, der forbedrer datarumskommunikationen, er:
Et effektivt kundesupportteam er afgørende for en vellykket oplevelse i et datarum. Den bedste måde at vurdere supportkvaliteten på er ved at anmode om en gratis demo eller tilmelde dig en prøveperiode og kigge efter funktioner som f.eks:
Kombinationen af alle de ovennævnte instrumenter vil skabe et solidt fundament for en produktiv oplevelse i et virtuelt data room.
Når du har valgt den passende løsning, er det eneste, der er tilbage at gøre, at oprette det virtuelle datarum til den kommende transaktion. Dette kan gøres i tre trin.
En liste over alle potentielle brugere og en opdeling af dem i grupper efter enten deres rolle i virksomheden eller deres bidrag til projektet vil fremskynde invitationsprocessen betydeligt.
Når du tildeler tilladelser, er det vigtigt at kombinere sikkerhed og bekvemmelighed. Det betyder, at du skal fastsætte adgangsbetingelser baseret på hver enkelt brugers ansvarsområder i projektet.
Den sidste fase er at fylde det virtuelle datarum med indhold. Den nemmeste måde at gøre dette på er at oprette en mappestruktur først og derefter overføre dokumenter i massevis.
Det kan være en udfordring at vælge det bedste virtuelle data room, især hvis du er nybegynder i branchen og aldrig har beskæftiget dig med virtuelle datarum før.
Der er mange VDR-udbydere på markedet, og hver af dem kommer med visse fordele og ulemper.
Hvordan vælger du så det bedste datarum til dine behov? Du skal naturligvis vælge afhængigt af dine forretningsmæssige behov.
Først skal du bestemme, hvilke mål du har, og hvilke resultater du ønsker at opnå.
For det andet skal du sammenligne virtuelle data room på nettet under hensyntagen til sådanne kriterier som ekspertise, prismodel, sikkerhedsforanstaltninger, lagerkapacitet osv.
Hvis du vælger den sammenligningstabel for data room, som vi har lavet ovenfor, kan du spare betydeligt tid på undersøgelsen. Der har du allerede de 10 største leverandører, som er førende i branchen. Du skal blot stole på vurderingen, anmeldelsen og kommentarerne for hver enkelt udbyder og beslutte, hvilken der er den bedste for dig.
Alligevel er der mulighed for at lave en sammenligning af virtuelle datarum på egen hånd.
Hvad skal du huske på, hvis du vælger dette alternativ? For at få et større overblik anbefaler vi, at du er opmærksom på disse kriterier, når du gennemgår virtuelle datarum:
Lad os nu diskutere hvert af punkterne mere detaljeret og til illustration sammenligne tre af de bedste datarum – Ideals, Citrix og Datasite.
Som regel er pålidelige VDR-udbydere anerkendte af deres kunder.
Hvis du søger de bedste virtuelle datarum, så søg efter kundernes feedback, som de får.
Du kan derfor overvåge populære bedømmelsesplatforme som Capterra og G2. Vær opmærksom på den samlede vurdering, hvor mange anmeldelser en bestemt leverandør får, og om tilbagemeldingerne er positive eller negative.
Når det drejer sig om de udbydere, vi har gennemgået, er det følgende, hvad vi har fundet ud af:
Brugergrænsefladen i din fremtidige VDR-software er vigtigere, end du tror.
Det skal være nemt at navigere i det virtuelle datarum, uanset din tekniske baggrund. Og det handler ikke kun om designet. Det er også vigtigt, hvordan alle oplysninger præsenteres, hvordan alle mapperne er organiseret, og om der er automatiske organiseringsmuligheder.
Dette er, hvad brugerne siger om brugervenligheden af Ideals, Citrix og Datasite:
Dit oprindelige mål med at bruge et virtuelt datarum er sandsynligvis at dele fortrolige filer med flere parter.
Det vil naturligvis være vigtigt for dig at kontrollere de tilladelser, som hver enkelt bruger af det virtuelle data room har.
De bedste datarum tilbyder grundlæggende funktioner som multi-faktor-autentificering, granulære brugertilladelser og meget mere.
Sikkerheden af din følsomme dokumentation er den første ting, du forventer, at en VDR-leverandør kan give dig.
Alle virksomheder i virtuelle datarum sikrer din dokumentsikkerhed ved hjælp af forskellige funktioner. De mest almindelige er dynamisk vandmærkning, redigering og meget mere.
Vi har undersøgt grundigt, hvad vores top-3 VDR-udbydere har at tilbyde, og her er vores observationer:
Når du uploader store mængder data, skal du og andre brugere nemt kunne navigere og administrere alle disse filer.
Hvordan skal du sammenligne virtuelle data room, når det kommer til datahåndteringsfunktioner? Naturligvis afhænger de funktioner, du kan forvente af en bestemt leverandør, primært af størrelsen af din virksomhed. Hvis du f.eks. har en nystartet virksomhed, vil mængden af din dokumentation være betydeligt mindre end den, som en virksomhed ville have. Derfor vil du ikke have brug for mange datahåndteringsværktøjer.
Vi har undersøgt grundigt, hvordan Ideals, Citrix og Datasite tilbyder at håndtere den dokumentation, som deres kunder uploader til datarummet.
Muligheden for at spore al aktivitet i dit virtuelle datarum i løbet af projektet gør det meget mere effektivt.
Søg efter, hvilke analyse- og rapportfunktioner en bestemt leverandør tilbyder, og beslut dig for, hvordan disse tjenester passer til din virksomheds behov.
Når det er svært at beslutte sig, skal du være opmærksom på, hvad der gør, at hver enkelt leverandør af virtuelle datarum skiller sig ud blandt andre. Som regel har hver VDR-software visse unikke funktioner, som ikke tilbydes af andre udbydere.
Efter en grundig sammenligning af virtuelle data room har vi fundet ud af følgende om Ideals, Citrix og Datasite.
Når du søger efter det bedste virtuelle datarum, er det også vigtigt at overveje kvaliteten af den kundesupport, som en bestemt software tilbyder.
Vær opmærksom på, hvilke kontaktmuligheder der tilbydes, hvor hurtigt du får svar, og hvor dygtigt teamet er.
Naturligvis er prisen en af de vigtigste faktorer, der kan påvirke din beslutning.
Prismodellerne hos moderne udbydere af virtuelle datarum er ret forskellige, så du bør fokusere på dine behov og sikre dig, at pris- og kvalitetsforholdet er berettiget.
Dette er, hvad vi fandt ud af om priserne på Ideals, Citrix og Datasite.
Når man ser på den detaljerede sammenligning af Ideals, Citrix og Datasite ovenfor, kan man se, at hver leverandør har sine fordele og ulemper.
Når du vælger et virtuelt datarum, skal du først og fremmest fokusere på dine forretningsmæssige behov og være opmærksom på de faktorer, vi har lagt vægt på, når vi sammenligner de tre udbydere.
1. Ideals Virtual Data Room |
En smidig VDR-tjeneste, der kan tilfredsstille ethvert behov hos virksomheder i forskellige størrelser i enhver branche |
Se profil |
2. Citrix Sharefile |
Sikkerhedssystem på flere niveauer, pålidelig og intuitiv service |
Se profil |
3. DataSite |
Fokuserer på store virksomheder, har en meget intuitiv grænseflade |
Se profil |
4. Intralinks Dealspace |
Arbejder hurtigt med enorme mængder information |
Se profil |
5. Brainloop Secure Dataroom |
Dets hovedfokus: at skabe et miljø for sikker informationsudveksling |
Se profil |
6. SmartRoom VDR |
En praktisk og funktionel datarumsløsning |
Se profil |
7. BlackBerry Workspaces |
Mobilvenligt indhold og fildelingsfunktioner med forskellige indholdsstyringssystemer |
Se profil |
8. Box Virtual Data Room |
Fuld tilpasning, nem installation, adgangsudløb og detaljerede sporingsmuligheder |
Se profil |