Virtuelle datarum til M&A: alt, hvad du har brug for at vide

I dag er online datarum en vigtig del af avancerede teams, der ønsker at fremskynde deres arbejdsgange. Virtuelle datarum tilbyder alt, hvad du har brug for til produktivt samarbejde og fremragende ydeevne. Brugerne kan nemlig dele dokumenter sikkert, holde kontakten med interesserede købere og investeringsbankfolk og holde sig opdateret med relevante fakta 24/7.

Hvad angår kunderne til virtuelle datarum, er de fleste af dem finansielle institutioner, offentlige myndigheder, uddannelse, sundhedsvæsen, ejendomshandel og andre brancher. Disse virksomheder opstiller en løsning for et smidigt flow af M&A, due diligence, børsintroduktion, finansielle transaktioner, fundraising osv.

Hvad er M&A?

Fusioner og opkøb sker, når to eller flere virksomheder forenes for at danne en forretningsenhed. Denne handel er blevet mere og mere almindelig, da den åbner nye muligheder for virksomhederne. Desuden er det et strategisk træk for at reducere omkostningerne, opbygge en kundebase, øge markedsandelen osv.

Derfor er M&A en af de største og mest betydningsfulde begivenheder i en organisations hele livscyklus. Denne procedure kan tage fra nogle få måneder til flere år og består af den sonderende fase, due diligence-processen og integrationsfasen efter fusionen.

data room for m&a

Den sonderende fase

I begyndelsen af M&A-processen definerer en sælger, hvad han forventer af integrationen med den anden virksomhed, og opstiller kriterier for potentielle købere. Senere kontakter de virksomheder, der opfylder kriterierne, foretager en gensidig evalueringsanalyse og tilbyder en egnet kandidat.

Due diligence-processen

Når den potentielle køber accepterer tilbuddet, foretager de en grundig analyse af sælgers aktiver, passiver, regnskaber, kundegrundlag, menneskelige ressourcer og meget mere. Målet er at sikre, at M&A-transaktionen vil give den forventede værdi. Virtuelle datarum til due diligence har også vist sig at være yderst sikre og pålidelige.

Integration efter fusionen

Efter en vellykket due diligence-proces kombinerer integrationsprocessen de to virksomheder til én. M&A-deltagerne integrerer deres vidensbaser, kombinerer teknologi og systemer, beslutter sig for den fælles interne politik og virksomhedskultur, organiserer nye afdelingsstrukturer og meget mere.

Hvordan virtuelle datarum forbedrer M&A-arbejdsgangen

Da den oprindelige årsag til at udvikle det virtuelle datarum var M&A, har hele dets sæt funktioner til formål at forbedre og lette transaktionen. Som følge heraf får kunderne ultrasikre databeskyttelsesmekanismer, der sparer tid og penge, og en avanceret platform for samarbejde. Derfor har alle disse ting en utrolig positiv effekt på proceduren.

data room M&A, M&A, virtual data rooms for mergers and acquisitions, M&A data room

Forbedret beskyttelse

Det sikkerhedsniveau, som de fleste virtuelle datarum til fusioner og opkøb tilbyder, svarer meget til den måde, som finansielle institutioner beskytter deres aktiver på.

I overensstemmelse med internationalt anerkendte sikkerhedsstandarder krypterer virtuelle datarum alle dine data og implementerer de nyeste cybersikkerhedspraksis, lige fra flere firewalls til to-faktor-autentifikation. Desuden har du ved hjælp af tilpassede adgangstilladelser fuld kontrol over, hvilke tredjeparter der kan se hvilke dokumenter.

Reduceret tid og omkostninger

Når dit virtuelle datarum til M&A er tilgængeligt på et pay-as-you-go grundlag, behøver du ikke at bruge en formue på at vedligeholde et fysisk datacenter – for ikke at nævne, at dine købere sparer rejseudgifter.

Desuden automatiserer en VDR på grund af forskellige avancerede funktioner mange processer, hvilket gør det meget nemmere og hurtigere at administrere dokumenter og håndtere problemer. Derudover kan du administrere flere forretningstransaktioner i din virtuelle arbejdsplads.

Forbedret kommunikation

Med alle de nødvendige dokumenter ved hånden behøver køberne ikke at rejse til dit fysiske datarum, når de har brug for flere oplysninger – de kan når som helst henvende sig til dig med et spørgsmål eller en anmodning. Dette giver dig mulighed for at samarbejde med virksomheder fra hele verden samtidig. Derudover kan du strømline kommunikationsflowet ved hjælp af Q&A- og live-diskussionsfunktionerne.

Sådan forbereder du det virtuelle datarum til M&A: 3 nemme trin

Et køb af et virtuelt datarum er kun det første skridt mod en bedre handel. Lige så vigtigt er det at forberede online arbejdsrum til et behageligt arbejde for begge parter. Her er, hvad du skal gøre for at sikre, at en omkostningseffektiv cloud-løsning giver endnu flere fordele og forbedringer.

1. Upload af filer

Med en overlegen udbyder af et virtuelt datarum er forberedelsesprocessen for datarummet let og hurtig. Du skal blot trække og slippe de nødvendige filer og mapper ind i uploadvinduet. Du skal blot sørge for, at dine dokumenter er nøjagtige og opdaterede.

Med hensyn til de dokumenter, der bør være i et virtuelt datarum, anbefaler Forbes de filer, der er nævnt nedenfor. Bemærk, at listen er rådgivende, og derfor bør du drøfte hvert enkelt punkt med en advokat.

  1. Grundlæggende virksomhedsdokumentation
  2. Fast kapital og andre værdipapirer
  3. Skatte- og årsregnskaber
  4. Aktiver og ejendom
  5. Intellektuel ejendom
  6. Væsentlige aftaler
  7. Salgs-, markedsførings- og kundedata
  8. Vigtige producenter og leverandører
  9. kundesupport
  10. reguleringsmæssige spørgsmål
  11. Tvister eller retssager
  12. Data om forsikring
  13. Medarbejdere/HR
  14. Procedurer med nærtstående parter

2. Strukturering af sagsbehandlingssystemet

For at give dine potentielle købere eller andre interesserede parter mulighed for hurtigt at finde alle de dokumenter, de har brug for, skal du strukturere filsystemet i dit datarum. Opret desuden en separat mappe med alle de ikke-fortrolige dokumenter, som alle har brug for i starten af fusionen og overtagelsen, og en mappe med meget fortrolige filer, som den øverste ledelse har brug for, inden handlen afsluttes.

3. Invitation af deltagere til datarummet

Så snart dit virtuelle datarums filsystem er klar, skal du byde interessenterne velkommen. Uanset hvor mange brugere du inviterer, giver et datarum mulighed for at tildele avancerede tilladelser til at kontrollere, hvem der kan se, downloade og udskrive hvilke filer. På denne måde kan du strømline processen og forhindre potentielle sikkerhedsbrud.

Kriterier for valg af et datarum til M&A

Følg nogle få tips til at vælge et sikkert online depotrum, da ikke alle virtuelle datarumsløsninger er ens. Da hver potentiel bruger er interesseret i det bedste produkt til at opfylde deres behov, er der et par enkle ting at overveje, når de skal vælge.

Sikkerhedsfunktioner

Selv om virtuelle datarum er kendt for deres forbedrede sikkerhed, varierer beskyttelsesniveauet fra udbyder til udbyder. Så sørg for, at din VDR tilbyder det fulde omfang af databeskyttelsesfunktioner, som f.eks:

  • To-faktor-autentificering
  • Flere niveauer af adgang til de fortrolige dokumenter, herunder begrænset visningstilstand, hvor en datarumsbruger kun kan se en del af et dokument
  • Dynamiske vandmærker, der vises på følsomme dokumenter, når nogen ser, udskriver eller downloader dem

Overholdelse af sikkerhedskrav

Når du vælger din udbyder af et virtuelt datarum, skal du sikre dig, at:

  • De er ISO27001- og SOC2-kompatible
  • De bruger fysisk sikkerhed, to-faktor-autentifikation og avanceret overvågning til at beskytte deres datacentre
  • De vurderer regelmæssigt pålideligheden af deres virtuelle datarum ved hjælp af uafhængige eksperter og overholder de seneste internationale praksis for softwareudvikling

Aktivitetsrapporter om datarummet

Dit virtuelle datarum bør give dig mulighed for at spore brugeraktivitet, definere de mest aktive grupper og identificere de mest besøgte dokumentafsnit.

En indbygget rapporterings- og analysefunktion som denne vil hjælpe dig med at træffe missionskritiske beslutninger, før det er for sent. Hvis repræsentanterne på købersiden f.eks. bruger for meget tid på visse dokumenter, har de sandsynligvis bekymringer, som du kan tage proaktivt fat på.

Brugervenlighed

En typisk M&A-transaktion indebærer deling og gennemgang af tusindvis af fortrolige dokumenter. Et brugervenligt virtuelt datarum med forskellige datastruktureringsfunktioner kan fremskynde denne proces betydeligt. Kig efter en VDR, der tilbyder følgende funktioner:

  • Understøttelse af forskellige filformater
  • Flersproget adgang
  • Venlig mobiladgang
  • Scroll-through-funktionalitet, så du nemt kan gå videre til det følgende dokument
  • Understøttelse af mange platforme, herunder iOS og Android
  • Bulkinvitationer

Integreret Q&A

Brug af e-mail til at besvare flere spørgsmål fra købersiden medfører problemer som risici for datalækage og mulig forvirring om, hvem der har set hvad. Overvej i stedet det virtuelle datarum med Q&A-funktionen.

Det vil give dig mulighed for at styre datarums Q&A-processen ved at sortere spørgsmål baseret på grupper, mapper og ekspertiseområder. Du kan også generere rapporter for at se, hvilke typer spørgsmål brugerne oftest står over for. På baggrund af disse oplysninger kan du oprette søgbare FAQ-lister for at undgå at svare på de samme spørgsmål.

Tilpasning

En virtuel arbejdsplads stylet med din virksomheds brandfarver og logo vil helt sikkert skille dig ud fra konkurrenterne. I betragtning af dette skal du kigge efter et datarum med en overlegen tilpasningsfunktion.

Ud over at give dig en konkurrencefordel vil det også reducere det manuelle arbejde, idet du automatisk kan tilpasse dine dokumenter med vandmærker, sidefødder og overskrifter.

M&A er en kompleks transaktion, og for at gennemføre den har du brug for det bedste virtuelle datarum med de fleste af de egenskaber, der er nævnt ovenfor. For at forenkle valgprocessen kan du konsultere vores liste over de bedste udbydere af virtuelle datarum.

M&A før og efter virtuelle datarum

Da ingen nogensinde har garanteret et så højt niveau af sikkerhed og bekvemmelighed, er udviklingen af virtuelle datarum blevet et innovativt gennembrud for virksomheder verden over. Da forløbet af M&A er blevet væsentligt forbedret med online datarum, kan vi opdele transaktionshistorien i før og efter. Så her er, hvad M&A-parterne brugte før, og hvorfor denne online-løsning blev nødvendig med tiden.

Historien om M&A og fysiske datarum

M&A og fremkomsten af fysiske datarum hænger sammen, da dette onlinelager blev født ud af handlen. Det skete i det 19. århundrede under “den store fusionsbevægelse”, da der var et presserende behov for pålidelig opbevaring af fortrolige data.

Så et fysisk datarum er et specifikt rum fyldt med skabe, der indeholder fortrolige oplysninger i papirform.

Da et af de karakteristiske træk ved fusioner og virksomhedsovertagelser er det store antal dokumenter, fastsatte parterne strenge regler for adgang til og brug af virksomhedens optegnelser. Det kan f.eks. være tilladelser eller restriktioner for fotokopiering og fotografering, en særlig procedure for adgang til et rum efter aftale osv.

Der er ingen tvivl om, at fysiske datarum engang var en enorm støtte for handlen, og at de desuden blev en indikator for udviklingen af proceduren. Denne fremgangsmåde havde imidlertid både fordele og ulemper. F.eks. var kunderne usikre på pålidelig databeskyttelse eller integritet, da konkurrenter, ubudne gæster og endog naturkatastrofer kunne true den.

Hvordan fungerede en fysisk datarums-M&A?

For at få en bedre forståelse skal vi dykke dybere ned i historien om fysiske datarum og virtuelle datarum for at mærke forskellen på opbevaring af og adgang til oplysninger.

Datalagring

Relativt sikker opbevaring af følsomme oplysninger kræver et fysisk sted, ofte i organisationens lokaler. I andre tilfælde kan advokatfirmaer, der er ansvarlige for de juridiske aspekter af M&A, dog stille det til rådighed. Under alle omstændigheder er der et par grundlæggende regler vedrørende opbevaring af oplysninger i fysiske datarum:

  • Nogen bør sortere og indeksere indholdet for at gøre det lettere for deltagerne i transaktionen.
  • Hvis virksomheden ikke har elektroniske sikkerhedskopier, skal direktørerne have plads til yderligere kopier uden for det fysiske datarum. På den måde vil dokumenterne ikke gå tabt i tilfælde af en ulykke.
  • Alle interesserede parter bør få adgang til dokumentindekset, inden de besøger datarummet.
  • Ingen kan fjerne data fra opbevaringsrummet, når de ønsker det.
  • Generelt er det tilladt at bruge bærbare computere eller andre enheder. De med kopieringsmuligheder er dog forbudt – scannere, smartphones, kopimaskiner osv.
  • Da oplysningerne skal forblive intakte og fortrolige, må parterne f.eks. ikke slette, beskadige eller ændre dem. Derfor kræver dette kritiske aspekt af arbejdet i fysiske datalokaler ledelseskontrol eller videoovervågning for at sikre sikkerheden.
  • Parterne skal markere nyligt tilføjede dokumenter og underrette andre om tilføjelsen.
  • For at få en kopi skal deltageren først anmode herom og udfylde en formular. Anmodningen kan i øvrigt kun imødekommes, hvis dokumenterne kan kopieres.

Adgang til data

Et fysisk datarum er tydeligvis mere kompliceret end et virtuelt datarum med hensyn til adgang til dokumenter. Du skal f.eks. fastsætte bestemte åbningstider for medlemmernes adgang til et fysisk datarum. Desuden er det ikke altid, at flere deltagere i processen kan være der samtidig. Her er nogle flere regler:

  • På grund af sikkerhedsforanstaltninger og lovkrav er adgangen til lageret i modsætning til virtuelle datarum ikke døgnet rundt. Det vil sige, at parterne kan arbejde med dokumenter på et bestemt tidspunkt.
  • Normalt skal besøgende nævne en kontaktperson og underskrive et register ved ankomsten. Desuden overvåges de ofte som en foranstaltning for at forhindre forbudte handlinger.
  • Arkivets ejer kan nægte adgang til data uanset tidspunkt og af en hvilken som helst grund. Hvis en bestemt person forbydes at opholde sig i arkivet, er vedkommende forpligtet til at forlade det straks.
  • Nogle gange afleverer de besøgende deres mobiltelefoner, inden de går ind i det fysiske datarum, og får dem tilbage, når de forlader det.

Alle parter, der er involveret i due diligence og fusioner og virksomhedsovertagelser, skulle følge disse regler for ikke at bringe transaktionen i fare. Tilsyneladende gjorde kravene operationerne endnu mere besværlige og tidskrævende. Men heldigvis har digitaliserede versioner heldigvis erstattet de traditionelle datarum.

Hvordan har datarummene draget fordel af den teknologiske udvikling?

Ud over de ulemper, som de fysiske datarum var forbundet med, viste de sig også at være usikre. Derfor måtte deltagerne i fusioner og virksomhedsovertagelser lede efter en mere robust løsning for at opfylde det presserende behov for databeskyttelse.

Det første skridt i retning af digitalisering af fysisk dokumentopbevaring var den cd-rom, som Sony lancerede i 1984. Sammenlignet med disketter lagrede cd-rom’en store datamængder, hvilket havde en positiv indvirkning på transaktionen, fordi den gjorde det lettere at opbevare dokumenter.

Udviklerne var imidlertid tvunget til at lede efter bedre løsninger, fordi cd-rom’en risikerer at blive beskadiget eller tabt. I 1996 dukkede Cloud Computing fra teknologivirksomheden Compaq Computers således op på markedet, hvilket gjorde det muligt at lagre oplysninger online.

Endelig kom virtuelle datarum ind på markedet omkring 2000’erne som et mere pålideligt alternativ til fysiske lagre. Denne innovation, der udtrykkeligt var designet til due diligence-processen og fusioner og virksomhedsovertagelser, befriede deltagerne for gentagne opgaver og sikkerhedshensyn. Med andre ord strømlinede et datarum hele livscyklussen.

Afsluttende tanker om datarum i forbindelse med fusioner og virksomhedsovertagelser

Et datarum er blevet et moderne og effektivt alternativ til fysiske datarum. Onlineplatformen påvirker således alle faser af transaktionen positivt, idet den giver et supersikkert miljø og samarbejdsmuligheder for alle interesserede parter.

For at vælge præcis det, som dit team har brug for, skal du dog først undersøge en bestemt udbyders service. Som et resultat heraf vil du forstå, hvad du kan få ud af produktet, og hvilke fordele det vil give dig. Det næste skridt er at forberede det virtuelle datarum til M&A, hvilket omfatter håndtering af følsomme dokumenter og invitering af flere brugere.

Under alle omstændigheder skal du først se på de bedste datarumsleverandører, der tilbyder de bedste værktøjer til hele M&A-livscyklussen.

TOP 3 Data Rooms
1. iDeals
ideals
Se profil
2. Intralinks
intralinks
Se profil
3. Merrill
merrill logo
Se profil
To top